Breve manual el derecho de acceso a los archivos y registros municipales de los concejales (II)

Decía en la primera parte de este post que el artículo 77 de la Ley 7/1985, de 2 de abril, Reguladora de las Bases del Régimen Local (LBRL) preceptúa que «todos los miembros de las Corporaciones locales tienen derecho a obtener del Alcalde o Presidente o de la Comisión de Gobierno» (hoy Junta de Gobierno Local) «cuantos antecedentes, datos o informaciones obren en poder de los servicios de la Corporación y resulten precisos para el desarrollo de su función.»

Y tras analizar que la petición de informes no puede encuadrarse en la vertiente de acceso a los archivos y registros municipales del derecho fundamental del representante de los ciudadanos a ejercer su cargo y de éstos a participar en los asuntos públicos, vamos a intentar delimitar el alcance del artículo 77 LBRL.

En desarrollo del artículo 77 LBRL los artículos 14, 15 y 16 del Real Decreto 2568/1986, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento de Organización, Funcionamiento y Régimen Jurídico de las Entidades Locales (ROF), articulan la forma de ejercer dicho derecho de acceso a documentos. A la vista de los artículos 14, 15 y 16 del ROF cabe distinguir dos modalidades de acceso a los documentos municipales por los concejales, siendo independiente que formen parte de expedientes en trámite o terminados:

– Una de libre acceso, a la que se refiere el artículo 15 del ROF en los siguientes casos:

a) Cuando se trate del acceso de los miembros de la Corporación que ostenten delegaciones o responsabilidades de gestión, a la información propia de las mismas.

b) Cuando se trate del acceso de cualquier miembro de la Corporación, a la información y documentación correspondiente a los asuntos que hayan de ser tratados por los órganos colegiados de que formen parte, así como a las resoluciones o acuerdos adoptados por cualquier órgano municipal.

c) Cuando se trate del acceso de los miembros de la Corporación a la información o documentación de la Entidad local que sean de libre acceso para los ciudadanos.

– Otra fuera de los casos vistos de acceso libre, que podemos denominar de acceso previa petición, a cuantos antecedentes, datos o informaciones obren en poder de los servicios de la Corporación y resulten precisos para el desarrollo de su función, que, de acuerdo con el artículo 14.2  ROF, se entenderá concedida por silencio administrativo en caso de que el Presidente o la Junta de Gobierno Local no dicten resolución o acuerdo denegatorio en el término de cinco días, a contar desde la fecha de solicitud.

Por su parte, el artículo 16 ROF modula la forma en que se llevará a cabo la consulta y examen concreto de los documentos, disponiendo:

«1. La consulta y examen concreto de los expedientes, libros y documentación en general se regirá por las siguientes normas:

a) La consulta general de cualquier expediente o antecedentes documentales podrá realizarse, bien en el archivo general o en la dependencia donde se encuentre, bien mediante la entrega de los mismos o de copia al miembro de la Corporación interesado para que pueda examinarlos en el despacho o salas reservadas a los miembros de la Corporación. El libramiento de copias se limitará a los casos citados de acceso libre de los concejales a la información y a los casos en que ello sea expresamente autorizado por el Presidente de la Comisión de Gobierno.

b) En ningún caso los expedientes, libros o documentación podrán salir de la Casa Consistorial o Palacio Provincial, o de las correspondientes dependencias y oficinas locales.

c) La consulta de los libros de actas y los libros de resoluciones del Presidente deberá efectuarse en el archivo o en la Secretaría General.

d) El examen de expedientes sometidos a sesión podrá hacerse únicamente en el lugar en que se encuentren de manifiesto a partir de la convocatoria.

2. En el supuesto de entrega previsto en el apartado a) del número anterior, y a efectos del oportuno control administrativo, el interesado deberá firmar un acuse de recibo y tendrá la obligación de devolver el expediente o documentación en un término máximo de cuarenta y ocho horas, o antes, en función de las necesidades del trámite del expediente en cuestión.

3. Los miembros de la Corporación tienen el deber de guardar reserva en relación con las informaciones que se les faciliten para hacer posible el desarrollo de su función, singularmente de las que han de servir de antecedente para decisiones que aún se encuentren pendientes de adopción, así como para evitar la reproducción de la documentación que pueda serles facilitada, en original o copia, para su estudio».

Téngase en cuenta que la obtención de copias de los documentos se limita a los casos citados en el artículo 15 ROF de acceso libre de los concejales a la información y a los casos en que ello sea expresamente autorizado por el Alcalde o la Junta de Gobierno Local, tal y como preceptúa el artículo 16.1.a) ROF, por lo los servicios administrativos locales no están obligados a facilitar copia de los documentos solicitados en la modalidad que hemos denominado de acceso previa petición, cumpliendo con su obligación al facilitar el simple acceso a los documentos, pues el artículo 14 ROF no ampara la obtención de copia de los documentos y teniendo en cuenta que la falta de resolución expresa, si bien tiene carácter estimatorio respecto del simple acceso a los documentos, debe entenderse denegatoria por lo que se refiere a la obtención de copias de los mismos (Sentencia del Tribunal Supremo de 5 de mayo de 1995)

Continuará…