Si preguntamos a la inteligencia artificial por la expresión «nada por escrito» nos responde que la citada expresión significa, literalmente, que no hay nada documentado o firmado, siendo su uso común cuando no existe un contrato, acuerdo o prueba escrita., implicando que algo fue solo hablado, acordado de palabra o informalmente.
En el ámbito del Derecho Administrativo, la expresión «nada por escrito» significa que no existe un acto administrativo formalizado ni documentado, es decir, si no hay constancia escrita en un expediente administrativo, no existe acto administrativo válido, porque los actos administrativos deben constar por escrito, regla general consagrada en el artículo 36.1 de la LPAC (Ley 39/2015, de 1 de octubre, de Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas):
«Los actos administrativos se producirán por escrito a través de medios electrónicos, a menos que su naturaleza exija otra forma más adecuada de expresión y constancia».
¿Quiere esto decir que no caben los actos administrativos verbales o escritos por medios no electrónicos? Nada más lejos de la realidad, como intentaremos dejar claro.
En primer lugar debemos recordar que no todas las personas están obligadas a relacionarse con la Administración por medios electrónicos, permitiendo el artículo 14 de la LPAC a las personas físicas en general utilizar medios no electrónicos. Es decir, que una persona física normalmente podrá dirigirse al Ayuntamiento mediante un simple escrito, cuyo texto podrá estar mecanografiado o ser manuscrito, siendo imprescindible la firma, que siempre que no sea electrónica deberá ser manuscrita.
Es exigible el uso de medios electrónicos (para el escrito y para la firma) a los empleados de las Administraciones Públicas para los trámites y actuaciones que realicen con ellas por razón de su condición de empleado público. Ello supone que los empleados municipales, en el desempeño de sus labores del cargo deben usar medios electrónicos para la documentación de sus actos. Ello, como es lógico, no supone que únicamente existan los trabajos por escrito, pues el jardinero municipal difícilmente desarrollará la poda de árboles sentado frente al ordenador, aunque dicho empleado deberá dejar constancia escrita de sus partes de trabajo.
También se debe tener en consideración que son posibles las manifestaciones verbales del acto administrativo, con plena validez jurídica. Poniendo un ejemplo clarificador, el mando policial de un operativo de protección de una autoridad, frente a una amenaza inminente de agresión ordenará verbalmente las acciones necesarias para mantener a la autoridad protegida indemne frente al ataque. De igual forma en las labores de extinción de un incendio son más frecuentes las órdenes verbales que las escritas.
Estas excepciones vienen amparadas por el mismo artículo 36 de la LPAC, que exime de la forma escrita cuando la naturaleza del acto exija otra forma más adecuada de expresión y constancia. Ahora bien, en los casos de la forma oral del acto, debe procurarse que quede constancia escrita, para lo que se prevé que el órgano inferior o funcionario que reciba la instrucción de palabra la recoja por escrito, que pasará a la firma de quien lo ordenó. Siguiendo con el último ejemplo, en la extinción de un incendio habrá órdenes verbales, que quedarán así, pero si se tratara de modificar tareas simples de prevención, cabe que el mando utilice la orden oral y el funcionario la recogerá por escrito.
Y no queremos concluir sin hacer referencia a una duda frecuente en el mundo municipal, referida a las resoluciones de Alcaldes y Concejales. Los miembros de las Corporaciones Locales, como personas físicas que son, no están obligados a relacionarse por medios electrónicos, lo cual les faculta para usar la forma escrita no electrónica o incluso verbal para dictar sus actos administrativos. Ello sin perjuicio de que estos actos deban ser digitalizados e incorporados en formato electrónico al correspondiente expediente administrativo. Es decir, que el acto por escrito en papel, será escaneado o transcrito para su traslado al formato digital.
Pero también cabe la posibilidad de obligatoriedad del uso de medios electrónicos por los Ediles. El Ayuntamiento goza del derecho de autoorganización, contemplado en el artículo 4.1.a de la Ley 7/1985, reguladora de las Bases del Régimen Local, consecuencia de la autonomía local consagrada en los artículos 137 y 140 de la Constitución y reflejada en la propia LBRL y en la Carta Europea de Autonomía Local, hecha en Estrasburgo el 15 de octubre de 1985 (BOE de 24/02/1989). Y, además, cuenta con la herramienta adecuada para imponer esta obligatoriedad, que no es otra que el Reglamento Orgánico Municipal, que perfectamente podrá incorporar las previsiones necesarias para que Alcalde y Concejales usen los medios electrónicos para facilitar el desarrollo de la vida municipal. Si se decide imponer esta obligatoriedad del uso de medios electrónicos, el Ayuntamiento deberá asistir a los Concejales, dotándoles de medios adecuados, como dispositivos electrónicos, facilitándoles el acceso a su firma electrónica oficial e instruyéndoles sobre la forma de uso.
