La gestión documental en la Administración Pública favorece la transparencia

André Klein, consultor freelance para DocPath, ha elaborado un artículo en el que resalta cómo las tecnologías de la información y la comunicación (TIC) constituyen elementos cotidianos, necesarios y reclamados en todos los ámbitos de nuestra vida. En el sector público, las TIC también permiten a las administraciones públicas (AA PP) gestionar con mayor calidad, eficacia y eficiencia los servicios y recursos públicos.

Cada vez son más las AA PP que se suman a la corriente de la implantación de un sistema de gestión documental para optimizar los procesos documentales tanto de sus empleados como de los ciudadanos, al permitirles operar telemáticamente con la Administración.

El sector público es un importante productor de información debido a que produce leyes, estadísticas, registros de población, información geográfica, meteorológica, cultural, histórica, política, científica, etc. Esta documentación es de gran utilidad para la propia Administración, pero también para el sector privado y para el ciudadano.

Mayor cercanía con los administrados gracias a un sistema de gestión documental

Pero, ¿qué debe ofrecer un sistema de gestión documental a las AA PP? Organización, control y seguimiento de los documentos. Este objetivo principal se puede detallar a su vez en:

• Agilización de la tramitación administrativa.
• Normalización de los documentos administrativos.
• Organización de forma homogénea y eficaz de la documentación administrativa.
• Establecimiento de políticas de conservación de documentos en soporte papel y electrónico.

Tras la implantación de un sistema de gestión documental en una Administración Pública, los principales beneficios son los siguientes:

• Permite la creación de múltiples fondos documentales.
• Posibilita versionar cada archivo, ya que mantiene un registro de auditoría detallado, que permite configurar la trazabilidad de los documentos.
• Utiliza filtros basados en metadatos y/o contenidos, para la consulta y recuperación de los documentos.
• Soporta una gran amplitud de formatos y permite la transformación de cualquier tipo de documento.
• Facilita la interconexión con otros componentes de la infraestructura de la Administración Electrónica.
• Es totalmente multiusuario con una gestión de permisos y roles.
• Es transparente para el usuario.

En la Unión Europea (UE), tanto los ciudadanos como las empresas mantienen una fluida relación con las AA PP, tal y como pone de manifiesto el boletín “España y las TIC en la Unión Europea” realizado por el Instituto Nacional de Estadística (INE) en 2012, en el que se destaca que España se encuentra por encima de la media de la UE en cuanto al porcentaje de usuarios que interactuaron por Internet con las AA PP en 2011. Concretamente, el 54% de los españoles declaró haber obtenido información de las páginas web de la Administración frente al 48% de la UE; y el 36% de los españoles afirmó haber descargado formularios oficiales frente al 34% de los europeos.

Como cabe esperar, esta forma de relacionarse con la Administración continua creciendo progresivamente a medida que las AA PP incorporan innovadores sistemas de gestión documental que posibilitan nuevas maneras de administración y acceso a la información. De hecho, tal y como se destacó en el post “La situación de la factura electrónica en el año 2013” el objetivo de la Comisión es conseguir en Europa un predominio de la facturación electrónica para el 2020.

Desafíos de la implantación de un sistema de gestión documental

Uno de los retos a los que se enfrentan las AA PP a la hora de incorporar las TIC a su estructura no depende únicamente de las propias herramientas tecnológicas, sino que en el sector público la implantación debe ser tenida en cuenta desde un punto de vista integral: político, administrativo y cultural.

La burocracia está sobrecargada y no puede ser gestionada únicamente con las herramientas tradicionales. Un aspecto que hay que tener en cuenta, es que la implantación de un sistema de gestión documental supone un desarrollo simultáneo de nuevas formas de organización del trabajo y de la gestión. Es decir, es conveniente evitar la mecanización de las tareas administrativas sin realizar un exhaustivo análisis previo del flujo de la información en cada uno de los procesos. Si no se realizara este concienzudo estudio antes de la implantación de un sistema de gestión documental, lo más probable es que se potenciaran las características negativas de la Administración en la nueva estructura, por lo que se generaría un proceso de modernización superficial, que solo sustituiría procesos manuales por los automáticos.

Así, algunos de los aspectos a considerar antes de implantar un sistema de gestión documental en la Administración son los siguientes:

• Modificación de la estructura organizativa.
• Diseño de los procesos que afectarán a los nuevos instrumentos.
• Racionalización y simplificación de las tareas administrativas.
• Revisión de los circuitos de información y de decisión.
• Capacitación e involucramiento del personal.

En resumen, la incorporación de las TIC requiere una planificación integrada, porque de lo contrario no produce más que puntuales mejoras e, incluso, puede desarticular procesos “manuales” eficientes. En este escenario, se deben aprovechar las ventajas del flujo de información digital para reducir gastos, así como mejorar los procesos y la calidad de los servicios. De esta manera, se posibilita la interacción electrónica con los ciudadanos, proveedores y funcionarios, para hacer más transparentes los procesos. De hecho, la transparencia en las AA PP es posible si los ciudadanos tienen garantizado el acceso a los documentos.