Impulso a la informatización de los registros civiles y digitalización de sus archivos

En su día fue publicada en el BOE, en concreto el día 29 de mayo,  la Orden JUS/1468/2007, de 17 de mayo de 2007, sobre el impulso a la informatización de los registros civiles y digitalización de sus archivos. Su informatización es indispensable para que sea capaz de satisfacer las necesidades de los ciudadanos de la sociedad actual para permitir obtener la información contenida en los asientos registrales de forma fácil y rápida.

Esta orden tiene por objeto impulsar la informatización en los registros civiles y para ello:

• Se aprueba la versión de la aplicación informática Inforeg (4.0) de los Registros Civiles.
• Se crea el Libro Complementario de Inscripciones Marginales que existirá respecto de las Secciones primera o «De nacimientos y general», segunda o «De matrimonios », tercera o «De defunciones» y cuarta o «De tutelas y representaciones legales».
• Se regula el proceso de recuperación digital de los archivos manuscritos anteriores a la informatización de los Registros así como la gestión de las incidencias relativas a este proceso.
• Se modifican las reglas por las que se rige la organización y llevanza de los libros que forman el archivo de los Registros Civiles Informatizados.
• Se regula la posibilidad de la gestión informática de los expedientes tramitados en los Registros.

Se han añadido nuevas funcionalidades al sistema: El aplicativo informático Inforeg (versión 4.0), además de cumplir todas las funcionalidades prestadas por las versiones anteriores, incorporará las siguientes:

• Lengua de redacción de los asientos:  facilita que los asientos registrales puedan redactarse en lengua castellana o en la lengua oficial propia de la Comunidad Autónoma en que radique el Registro Civil en los casos en que así proceda de acuerdo con la legislación vigente;

• Firma electrónica: se incorporarán los equipos y programas necesarios a fin de permitir a los Encargados, Secretarios y demás funcionarios adscritos al Registro Civil, con funciones de firma de asientos o certificaciones, el uso de firma electrónica reconocida, en los términos establecidos en la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de Firma Electrónica satisfaciendo las características de autenticación, confidencialidad, integridad, no repudio y sellado de tiempo.

Asientos digitalizados: integración de las imágenes de los asientos obrantes en los libros digitalizados y de los datos grabados procedentes de tales asientos en la aplicación informática de forma operativa, permitiendo cumplir todas las funcionalidades propias de la misma.

Otras de las Características es la Creación del Libro Complementario de Inscripciones Marginales. El objetivo de este LIBRO es permitir la extensión en los mismos de las sucesivas inscripciones, anotaciones y notas marginales que se hayan de practicar en relación con los hechos o actos relativos al estado civil de las personas cuya inscripción principal, con la que esté relacionada por conexión conforme al artículo 46 de la Ley del Registro Civil, conste extendida en libros registrales manuscritos abiertos con anterioridad a la informatización del correspondiente Registro Civil y que hayan sido objeto del proceso de digitalización a que se refiere el artículo 7 de esta Orden ministerial. La recuperación informática de los asientos relativos a inscripciones anteriores a la implantación esta aplicación informática abarcará todas las inscripciones de nacimiento, matrimonio, defunciones y tutelas y demás representaciones legales practicadas en los Registros Civiles municipales, tanto principales como delegados, desde 1950. Se realizará llevando a cabo las siguientes actuaciones:  a) la digitalización de las páginas de los libros registrales consistente en su escaneo e indexación; y b) la grabación informática básica de los datos de los asientos registrales que permitan la búsqueda y consulta de la página y tomo digitalizado en que se encuentren. Otra de las actividades que regula esta orden es el seguimiento de incidencias, informes y consultas relativas al proceso de digitalización de los libros manuscritos de los Registros Civiles. Los Encargados de los Registros Civiles en que se haya iniciado la ejecución de las actuaciones anteriores, deberán dar cuenta al Ministerio de Justicia, a través de la Subdirección General de Nuevas Tecnologías, de cuantas incidencias se planteen relativas a la digitalización de los libros manuscritos o relativas a la incorporación y gestión de las imágenes y datos grabados en la aplicación informática Inforeg instalada en los respectivos Registros Civiles a su cargo.  El Ministerio de Justicia, a través de la Dirección General de los Registros y del Notariado, desarrollará las actuaciones jurídicas, administrativas y técnicas necesarias a fin de permitir, por medio del correspondiente aplicativo, la gestión íntegramente informatizada de los expedientes tramitados en los Registros Civiles, con arreglo a la legislación vigente, facilitando su integración con la aplicación informática Inforeg y garantizando su conectividad y plena compatibilidad con las bases y programas informáticos utilizados por la Dirección General de los Registros y del Notariado para la tramitación de los expedientes sobre nacionalidad de su competencia. Los modelos de diligencias de apertura y cierre incorporados al Anexo III de esta Orden ministerial serán bilingües en los Registros Civiles de las Comunidades Autónomas con idioma  oficial propio, además del castellano, conforme a las traducciones que aprobará la Dirección General de los Registros y del Notariado, a propuesta de los órganos competentes de las  respectivas Comunidades Autónomas. Los asientos registrales que se hayan de redactar en lengua oficial propia de la Comunidad Autónoma en que radique el Registro Civil se ajustarán a los modelos en cada momento vigentes con arreglo a la traducción oficial que de los mismos se apruebe, las cuales serán incorporadas a la aplicación Inforeg, inmediatamente después de producida su aprobación. La implantación de la nueva versión 4.0 de Inforeg en los Registros Civiles de España, así como del aplicativo destinado a la gestión informática de los expedientes tramitados en dichos Registros Civiles, se llevará a cabo de forma gradual a medida que las disponibilidades técnicas y presupuestarias lo permitan.  

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