¿Cómo vas a garantizar la trazabilidad en tus procesos de contratación pública?

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Todos los gestores de la contratación pública sabemos que ya han sido aprobadas las nuevas directivas de contratación pública. Según se comenta por la red, el borrador de la nueva ley de contratación ya ha sido redactado. Ahora, está pasando a informes internos, previos a su tramitación formal como proyecto de ley.

Mientras tanto, tenemos el texto de las directivas para ir tomando contacto con los nuevos cambios que obligatoriamente se avecinan en el trabajo del gestor de los contratos públicos.

Ya estamos viendo que vamos a tener que ir introduciendo obligatoriamente cambios para que nuestra gestión tradicional vaya transitando al formato electrónico, porque éste formato va a ser el formato normal y obligatorio de los procesos de contratación pública.

Otros cambios que se avecinan, serán los necesarios para garantizar la trazabilidad de los procesos de trabajo de la contratación pública.

La Directiva 2014/24/UE del Parlamento Europeo y del Consejo de 26 de febrero de 2014 sobre contratación pública y por la que se deroga la Directiva 2004/18/CE dispone sobre la trazabilidad lo siguiente:

Considerando 45: “Para garantizar la transparencia y la trazabilidad del proceso se documentarán debidamente todas las fases del mismo. Asimismo, todas las ofertas a lo largo del procedimiento deben presentarse por escrito.”

Considerando 68: “Además, cuando existan suficientes garantías respecto a la trazabilidad, la igualdad de trato y la previsibilidad, los poderes adjudicadores deben estar autorizados a generar ofertas relacionadas con compras específicas sobre la base de catálogos electrónicos enviados previamente, en particular cuando se haya vuelto a convocar una licitación basada en un acuerdo marco o cuando se utilice un sistema dinámico de adquisición”.

Considerando 73: “No obstante, los poderes adjudicadores no deben utilizar las posibilidades de la contratación conjunta transfronteriza con el fin de eludir las normas de Derecho público obligatorias, que, de conformidad con la legislación de la Unión, les son aplicables en el Estado miembro en el que están situados. Dichas normas pueden comprender, por ejemplo, disposiciones sobre la transparencia y el acceso a documentos, o requisitos específicos para la trazabilidad de suministros sensibles.

Considerando 126: “La trazabilidad y transparencia de la toma de decisiones en los procedimientos de contratación es fundamental para garantizar unos procedimientos adecuados, incluida la lucha eficaz contra la corrupción y el fraude. Por ello, a fin de poder facilitar el acceso a los documentos de las partes interesadas, de conformidad con las normas aplicables en materia de acceso a documentos, los poderes adjudicadores deben guardar copias de los contratos de alto valor que hayan celebrado. Además, los elementos y decisiones esenciales de cada procedimiento de contratación deben quedar documentados en un informe relativo a la contratación. Para evitar cargas administrativas en la medida de lo posible, debe permitirse que el informe relativo a la contratación se refiera a la información ya contenida en el correspondiente anuncio de adjudicación de contrato. A fin de mejorar la introducción de datos y facilitar al mismo tiempo la obtención de informes globales y el intercambio de datos entre diferentes sistemas, también deben mejorarse los sistemas electrónicos gestionados por la Comisión para la publicación de los anuncios”.

Parece que la trazabilidad deberá ser una herramienta para garantizar el cumplimiento de los principios generales de la contratación pública. Si como gestores aseguramos que nuestros procesos de trabajo sean trazables, conseguiremos que la toma de decisión en una contratación pública será tomada de forma transparente y respetando el principio de igualdad de trato y de no discriminación. En definitiva, la trazabilidad puede ser una herramienta eficaz para luchar contra la corrupción y el fraude.

Un proceso de contratación pública que no sea trazable no garantizará la transparencia en la selección del contratista; no permitirá asegurar que todos los licitadores han sido tratados en condiciones de igualdad y que no ha existido alguna discriminación positiva o negativa a favor de alguno; en definitiva, si no se puede trazar un proceso de contratación pública, quizá haya mediado algo de fraude y de corrupción.

Muchas cambios para el gestor de la contratación pública. Ahora, se precisan gestores-mutantes de la contratación pública.

Todavía no hemos usado muchas de las herramientas de la vigente normativa (los acuerdos marco, los sistemas dinámicos de contratación, las centrales de compra…) y no hemos llegado a llevar a la práctica en siete años lo que decía la Ley 30/2007, cuando ya tenemos nuevos problemas a la vista. El próximo mes de diciembre entrará en vigor la ley de transparencia y ya tenemos la obligación de publicar los contratos menores y la modificación de todos los contratos, ¿ya lo tienes todo listo?

Dentro de nada, antes de lo que creemos, se publicará una (o tres) nueva(s) ley(es) de contratos públicos en transposición de las directivas. Se avecinan más y profundos cambios. Hay cosas que no sabemos cómo van a quedar: parece que hay que pensar en cómo encaminar la contratación hacia las PYME (lotes); quizá desaparezca el procedimiento negociado por la cuantía y aparezcan procedimientos abiertos simplificados; igual se puede interponer el recurso especial en materia de contratación contra todos los contratos; habrá que utilizar nuevos criterios de valoración de las ofertas como el coste del ciclo de vida para identificar la oferta que presente la mejor relación calidad – precio; …

Otras cosas, aún sin nueva ley de contratos, ya las deberíamos tener claras y, en consecuencia, como gestores profesionales, iniciar los oportunos cambios en la gestión. Algo que ya sabemos es que el formato electrónico va a ser el formato obligatorio en la gestión de los expedientes de contratación; también sabemos que los procesos de trabajo de la contratación deberán ser trazables.

No es necesario esperar a la nueva ley para iniciar los cambios. Más o menos tengo claro qué es el formato electrónico. Menos claro tengo la cuestión de cómo debería hacer mi organización la transición al formato electrónico y hacerlo de una forma exitosa.

Pero, ahora me pregunto, qué es eso de la trazabilidad y cómo vamos a poder garantizar la trazabilidad de nuestros procesos de trabajo de contratación pública.

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Guillermo Yañez Sánchez es Jefe de la Sección de Contratación de la Diputación Provincial de Soria. Ha obtenido diversos reconocimientos como buena práctica por Instituciones como: el European Institute of Public Administration, el Banco de Prácticas de Gestión de Gobiernos Locales, etc.

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