Los gastos menores, los pagos menores y las formas especiales de pago

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Ya en su versión primigenia, la LCSP apuesta por simplificar la tramitación de las facturas que derivan de contratos de escasa cuantía, siempre que se paguen con un procedimiento especial y no superen los 5.000€, IVA excluido. El procedimiento de pago debía ser el sistema de anticipos de caja fija u otro similar. Si se cumplían esos dos requisitos, quedaban excluidos estos gastos de la obligación de publicación trimestral y envío a los ICEX y al Registro de Contratos, por tratarse de “pagos menores”. Además, a pesar de que no había otra excepción en la LCSP para estos contratos, también estaban exceptuados de la necesidad de aprobación del gasto (que se exigía en el artículo 118.1 de la LCSP, ahora en el 118.3, tras la modificación operada por Real Decreto-ley 3/2020, de 4 de febrero), de acuerdo con la normativa específica que regula esta forma excepcional de pago (Real Decreto 725/1989 y normas similares en otras administraciones), pues se trata de una excepción al procedimiento presupuestario ordinario que requiere la aprobación del gasto de forma previa su pago o realización.

Con la modificación operada por el Real Decreto-ley 3/2020, la apuesta es más avanzada. La nueva redacción del artículo 118 de la LCSP: Expediente de contratación de contratos menores, en el apartado 5, establece que la obligación de incorporar al expediente un informe del órgano de contratación justificando de manera motivada la necesidad del contrato y que no se está fraccionando de manera artificial su objeto, no será de aplicación en aquellos contratos cuyo pago se verifique a través del sistema de anticipos de caja fija u otro similar para realizar pagos menores, siempre y cuando el valor estimado del contrato no exceda de 5.000€. Se mantienen las excepciones ya anteriores de publicidad trimestral y remisión a los ICEX y al Registro de Contratos.

La simplificación es sustanciosa, pues estos contratos, gastos o pagos menores solo van a requerir factura, conformidad a la factura y documento de pago. Tal vez por ese motivo han comenzado a surgir opiniones sobre el significado de la expresión «cuyo pago se verifique a través del sistema de anticipos de caja fija u otro similar», en busca de la interpretación más generosa.

La verdad es que no he comprendido nunca los motivos que condujeron al legislador a condicionar el contenido de un expediente de contratación a la forma de pago de la factura. Solo se me ocurren razones de tipo práctico y de operatividad. Si de verdad lo que se pretendía era dejar un espacio de gasto contractual libre de los trámites del contrato menor ya que por su importe se considera irrelevante (en mi opinión 5.000€ es excesivo), me parece más inteligente la opción que eligió el Parlamento de las Illes Balears. Ya en la ley de presupuestos generales para el año 2019 se define el concepto y los requisitos del gasto menor. Esta primera versión despertó recelo y se plantearon discrepancia por parte del Estado que cuestionaba la constitucionalidad de este precepto, por lo que hubo que defenderlo en seno de la Comisión Bilateral de Cooperación Administración General del Estado-Comunidad Autónoma de Illes Balears que llegó a un acuerdo (https://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2019-14796) y, tras algunas modificaciones operadas por la ley autonómica de presupuestos generales para el 2020, finalizó el proceso que avala la legalidad de dicho precepto.

La Ley 19/2019, de 30 de diciembre, de presupuestos generales de la comunidad autónoma para el año 2020, “redefine” el concepto de gasto menor como los gastos derivados de suministros y servicios de cuantía inferior a 5.000€, excluido el IVA (en mi opinión el importe es excesivo). Estos gastos no requieren ninguna tramitación sustantiva o procedimental, sin perjuicio de los actos de ejecución presupuestaria y de la comprobación de que el contratista no ha suscrito a lo largo de los doce meses anteriores otros contratos menores del mismo tipo y prestaciones similares por un importe total igual o superior a 15.000€. Estos gastos constituyen pagos menores a los efectos del inciso final del artículo 63. 4  (publicación), del tercer párrafo del y del tercer párrafo del artículo 346. 3 de la LCSP (envío al Registro de Contratos). El reconocimiento de la obligación y el pago de los gastos menores solo requiere que se justifique la prestación correspondiente mediante la presentación de la factura o del documento equivalente ante el órgano competente, que será debidamente conformado.

Para otras administraciones será necesario encontrar la interpretación correcta de la expresión: Que el pago pago se verifique a través del sistema de anticipos de caja fija u otro similar. Los gastos a justificar tienen de similar que ambos son una forma excepcional de pago.

Brevemente intentaré explicar cuáles son, en mi opinión, las similitudes y diferencias entre los anticipos de caja fija y los gastos a justificar, sin entrar en detalle en cada regulación específica de cada Administración, con la idea de facilitar la labor de interpretación.

ANTICIPOS DE CAJA FIJA GASTOS A JUSTIFICAR
-Una forma excepcional de pago.
– Una excepción al procedimiento presupuestario ordinario.
– La imputación presupuestaria y contable se produce a posteriori, una vez realizado el gasto y cuando éste se justifica.
-No es un mandamiento de pago, es una operación no presupuestaria.
-Son fondos públicos que permanecen en la Tesorería de la entidad hasta que se realizan los pagos a los terceros proveedores. Una especie de descentralización de la Tesorería en favor de habilitaciones o cajas pagadoras. Requiere de habilitados pagadores.
– Deben ser conciliados, arqueados y contabilizados.
– Sólo para gastos corrientes del capítulo 2.  
– Una forma excepcional de pago.
– La imputación presupuestaria y contable se realiza de forma ordinaria.
– Una excepción al principio de acreditación del servicio prestado.
– Es un mandamiento de pago presupuestario.
– Son fondos públicos que permanecen en la Tesorería de la entidad hasta que se realizan los pagos a los terceros proveedores. Una especie de descentralización de la Tesorería en favor de habilitaciones o cajas pagadoras. Requiere de habilitados pagadores.
– Deben ser conciliados, arqueados y contabilizados.
– Se pueden utilizar para cualquier tipo de gasto.  

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