No hay una línea recta entre la gestión y la informática

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Una de las principales rémoras para propiciar una buena gestión de la información es confundirla con las labores y tareas instrumentales vinculadas a la informática. Quizás ésta sea la constatación más evidente que las Administraciones públicas todavía operan con una lógica analógica y todavía, no del todo, con una dinámica digital. Es curioso como muchos operadores públicos, por una cuestión generacional, asocien la gestión de la información con la informática. Es asombroso que después de más de tres décadas de informatización intensiva de las administraciones públicas todavía percibamos la informática como una novedad y como el instrumento clave de la modernización de la gestión pública. Contemplamos a los profesionales de la informática entre la admiración y el recelo como si fueran los chamanes de la Administración moderna, con una aurea misteriosa al ser crípticos en sus argumentos técnicos y algo ariscos a nivel laboral. Los grandes retos de la Administración  «se han intentado solucionar con remedios estrictamente informáticos sin tener en cuenta los flujos informacionales ni los fines o la misión y los valores de la organización. La inexistencia de unas prácticas tendentes a mostrar el acceso a la información como una parte natural del sistema administrativo y, como consecuencia, la falta también de accesibilidad. Dicha inadecuación entre información e informática puede ser motivo real del éxito o fracaso en la implementación de sistemas de información en las organizaciones» (Cruz, 2015). La informática es un instrumento muy necesario en las organizaciones desde hace tres décadas y tenía todo su sentido que durante los primeros años de informatización se confundiera al instrumento como un fin. La informatización de las organizaciones y de todo tipo de actividad, sea ésta profesional, doméstica o personal,  supuso un salto cualitativo a nivel de eficacia y eficiencia de la mayor parte de nuestras actividades y necesidades. Pero este proceso de informatización fue muy rápido y al cabo de solo diez años (hace, por tanto, unos 20 años) con el gran catalizador que supuso internet entró en la agenda institucional las denominadas nuevas tecnologías de la información. A partir de este momento ya no había ningún argumento para confundir la informática como un fin en si mismo ya que quedaba diáfano que el fin era la información y la informática un instrumento, central y potente, pero uno más entre diversas herramientas para lograr el fin de la gestión de la información. En este momento era ya la ocasión oportuna para diferenciar la informática de la modernización de la Administración y abrir las puertas de la gestión de la información a otro tipo de profesionales extramuros de la informática llámense estos documentalistas, archivistas o bibliotecarios en lo que a nivel académico se vincula con los estudios universitarios de documentación y biblioteconomía. Pero como las tecnologías emergentes vinculadas a la información viven un momento de esplendor en los últimos veinte años han seguido diluviando novedades como la necesidad de gestionar el big data, plantearse la gestión de los metadatos, etc. Y recientemente la inteligencia artificial y la robótica está suponiendo otra vuelta de tuerca conceptual a esta transformación exponencial de la importancia de la información en la gestión pública. La gestión de la información ya no es solo informática e incluso ya no es solo documentación y biblioteconomía sino que es un nuevo campo que hay que abordar de manera multidisciplinar y con renovados cimientos conceptuales que logren integrar las actuales tecnologías emergentes vinculadas a la gestión de la información y las nuevas tecnologías que seguramente van a aflorar durante los próximos años.   

De manera intuitiva los profesionales de la gestión pública hace tiempo que tienen presente que la informática no conduce necesariamente ni a la modernización ni a la innovación de la gestión. Solo la cúpula política de las administraciones, con su proverbial ingenuidad, suele hacer esta asociación causal. Por tanto, hace tiempo que los gestores públicos de los más variados ámbitos llevan la agenda del proceso de informatización orientado a la gestión de la información. Los gestores en la vanguardia de los servicios, de los procesos y de la gestión de los expedientes son los que mejor conocen las necesidades y características que deben poseer los aplicativos informáticos para poder gestionar la información crítica necesaria para alcanzar una mayor eficacia y eficiencia en las diversas actuaciones públicas. Esta impresión es solo parcialmente cierta ya que podemos constatar que llevamos ya muchos años practicando esta gestión colegiada entre gestores e informáticos y es una evidencia que los resultados de esta cooperación es claramente insatisfactoria. Los fracasos de los aplicativos, plataformas y bases de datos suelen ser la norma y la insatisfacción de los gestores con los mismos suele ser usual y solo excepcionalmente ambas partes (gestores e informáticos) quedan satisfechos. Estos fracasos fomentan un clima tóxico dominado por un conflicto entre gestores (responsables del negocio como lo denominan los tecnólogos) y los informáticos ya que suelen cruzarse las culpas por la amargura de los escasos logros. Los informáticos acusan a los gestores que no se saben explicar y, especialmente, que antes de empezar a diseñar las disponibilidades del aplicativo no tienen las ideas claras y van improvisando sobre la marcha introduciendo cambios que la lógica rígida de la programación no es capaz de asimilar. Por su parte, los gestores acusan a los tecnólogos de que les cuesta comprender los elementos de orfebrería fina que implica la buena gestión, que tienen posturas inflexibles y que están capturados por aplicativos conocidos que no responden a las necesidades específicas de sus ámbitos de gestión. Y ambos grupos tienen toda la razón en sus críticas ya que es cierto que los gestores no poseen las competencias necesarias para traducir su gestión especializada en gestión de la información y, por tanto, operan básicamente por la lógica de ensayo y error que altera el estado anímico de los tecnólogos. También es cierto que los tecnólogos suelen tener una manera muy mecánica de organizarse y trabajar y son poco permeables a una gestión contingente. La forma con la que se ha intentado superar estos recurrentes desencuentros es que los gestores vayan adquiriendo por ósmosis o por esfuerzo dominio de los rudimentos y el lenguaje informático y los tecnólogos vayan aprendiendo con el tiempo las sutilezas de la gestión del mundo real. Es cierto que ante este esfuerzo la gestión de la información puede ser algo más certera pero en absoluto es la solución idónea. Es muy difícil poseer gestores y tecnólogos que, con una naturaleza anfibia, dominen las dos esferas profesionales y el resultado es unos peces que boquean en el terreno firme y unos mamíferos que se asfixian en el agua. Unos tienen branquias y los otros pulmones y poca cosa se puede hacer ante las limitaciones fisiológicas de estos dos colectivos de profesionales.

Pero el problema de raíz es que la gestión de la información no es terrestre ni líquida sino que es aérea y ni gestores ni tecnólogos están capacitados para volar en la maraña de datos big, little o meta ya que este tercer elemento (el aire que es la información) requiere de otro perfil profesional asociado a documentalistas, bibliotecarios o archiveros. Ahora estos profesionales están presentes en la Administración en ámbitos muy específicos que se consideran como propios (catalogación de la información) cuando deberían ubicarse en un espacio intermedio entre los gestores y los tecnólogos. Los documentalistas como especialistas en gestión de la información entendidos como el pilar básico de las organizaciones públicas que logran conectar el mundo de la gestión con el mundo de la tecnología. Pero no parece muy convincente que lo que no ha alcanzado la pareja clásica de profesionales lo logre un trío que, usualmente, suele ser de muy mucha más difícil gestión. No está claro que los documentalistas puedan ejercer de buenos traductores en los problemas de la pareja tradicional ya que ello implicaría que deberían dominar tres competencias y lenguajes profesionales: el suyo propio más el de gestión al que hay que adicionar el estrictamente tecnológico.

Esta tendencia babilónica en la gestión pública para gestionar con solidez la información se está incrementando en la actualidad con la irrupción de la inteligencia artificial donde es evidente que hay un espacio profesional intermedio entre los gestores y los tecnólogos (diseño de algoritmos, sistemas de entrenamiento de algoritmos, traductores de datos para que sean alimento informativo de los dispositivos de inteligencia artificial, etc.). La única solución posible es que el núcleo profesional de la Administración pública del presente y del futuro no esté dominada ni por gestores ni por tecnólogos sino por una nuevo rol profesional de gestores de la información con capacidad de comprender tanto la gestión pública como los rudimentos básicos tecnológicos y todo ello enfocado hacia la inteligencia artificial. Nuevo rol profesional que habrá que parametrizar definiendo claramente sus competencias. 

4 Comentarios

  1. Yo subscribo casi todo… El papel del archivero es fundamental. Está englobado en el tercer pilar del que se habla y SI conoce la gestión del documento: llevamos muchos años organizando la documentación administrativa que llega a nuestros centros, y no sólo para el investigador, como muchas personas creen, sino para dar servicio a la propia Administración.
    Por nuestra formación específica, estudiamos los trámites y el funcionamiento interno de las oficinas producturas, y, simultáneamente, conocemos de primera mano las necesidades de conservación y preservación de los documentos, aunque ahora sean electrónicos.
    Por lo tanto, sin extenderme más, conocemos estos lenguajes y somos un nexo de unión clave entre la informática y la gestión pública.
    Una archivera de la administración

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