Reflexión sobre la planificación

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En mi labor diaria me gusta empezar el día, cuando no lo he podido hacer al terminar el anterior, haciendo una lista, breve, de los temas que considero prioritario atender esa jornada. La experiencia me dice que será absolutamente excepcional que sean precisamente esos temas los que queden resueltos. Y esto es así no por voluntad propia, sino por el axioma inexorable –seguramente incluido en las famosas Leyes de Murphy– de que alguien llegará con algún tema urgente. Lógicamente si la urgencia la impone el Jefe, la asumimos, pero cuando es un compañero o un subordinado quien solicita ayuda, también tendemos a hacerlo.

Y eso no es malo; es bueno resolver problemas y más si son urgentes. Lo malo es que suelen ocurrir dos cosas:

1.–  Lo urgente nos impide atender lo importante.

2.–  El tema urgente las más de las veces acabará añadiéndose a la lista de temas pendientes que al día siguiente tendremos que priorizar.

Si tuviese la solución no solo la diría, sino que la pondría en práctica en el día a día y lo cierto es que me sigue ocurriendo. Por ello me limito a hacer una reflexión y dar algunas pautas para intentar paliarlo, pero no como consejos innegociables, sino a modo de base de una discusión colectiva que sirva de ayuda a todos.

A mi modesto entender una primera herramienta imprescindible es la planificación, pues la improvisación indudablemente nos puede permitir solventar problemas, pero también se ha de reconocer que muchas veces la solución de uno origina uno nuevo. No digamos nada si el mal causado es mayor que el que buscamos evitar.

Dentro de la planificación no basta con ordenar actuaciones para que se sucedan temporalmente con cierta lógica. Además deberemos priorizar de modo que no solamente resolvamos lo más urgente, sino que los temas que pueden esperar pero tienen mayor relevancia puedan ser resueltos.

A la hora de fijar prioridades se deben valorar los problemas en función de su criticidad; así, no es lo mismo una avería que ocasione molestias, que otra que impida totalmente prestar un servicio. Además ha de tomarse en consideración el número de personas afectadas. La rotura de un ordenador puede dejar a un funcionario sin poder trabajar, pero si el que se avería es un servidor puede deteriorar el trabajo de numerosos empleados y afectar al servicio a muchos vecinos.

Llegados aquí conviene concluir con la primera prioridad que se debe tener cuando se trabaja para el servicio a los ciudadanos: el fin último de toda la actividad de la Administración es servir a los vecinos.

Desde mi punto de vista otro elemento fundamental a la hora de organizarse es la atención al personal con el que se cuenta. Y ello en un doble faceta, de procurar facilitar su bienestar y de contar con su opinión. Lo primero por puro egoísmo, ya que todos trabajamos mejor y muchas veces más cundo estamos a gusto con el entorno laboral y las tareas que desempeñamos. Y lo segundo por el hecho de que implicar a la gente en la toma de decisiones mejora ésta y por la razón también interesada de que cuanto más abajo se está en la organización es más fácil obtener datos de campo que ayuden a mejorar el trabajo.

Atender al personal que depende de uno es importante, pero también al jefe y niveles superiores. La satisfacción del empleado es igualmente deseable en los mandos intermedios o mandos superiores. Por otra parte, si el estar pegado al terreno puede permitir ver con más detalle las necesidades reales, el estar más alejado mejora la perspectiva y, sobre todo, permite sopesar la prioridad de una necesidad frente a otra. Y, además, puede ser conveniente por motivos de eficacia. Cuando un dirigente trata de corregir una pequeña cuestión, de menor importancia, la resistencia injustificada de los subordinados puede hacer que además quiera atajar una indisciplina. En el peor de los casos un malentendido así puede acabar matando moscas a cañonazos.

Podría seguir elucubrando al respecto, pero realmente creo que si unos cuantos nos animamos a desarrollar el tema puede ser enriquecedor para todos. Por ello prefiero contener mi verbo y agudizar la vista y oído para atender, agradecidamente, las sugerencias que se puedan ocurrir a los que lleguéis hasta estas líneas.

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Fernando Castro Abella es Abogado del Ilustre Colegio de Abogados de Madrid, especializado en Administración Local. Asesor municipal. Ha sido editor de cientos libros especializados en la materia, habiendo participado como autor en una veintena larga de títulos.

8 Comentarios

  1. Yo añadiría que en la vida local hay dos categorías de prioridades: las del nivel político, marcadas por el corto y medio plazo, y las de nivel operativo-administrativo, derivadas de la necesidad de mejora continua de la calidad de los servicios. Y en esta dialéctica, casi siempre vencen las primeras en detrimento de las segundas. Así que sólo nos queda buscar esos jirones del día en los que las urgencias políticas nos pueden ofrecer la tregua para pensar. Debería ser obligatoria media hora diaria de reflexión en torno a la forma de orientar nuestro trabajo, no sólo a la solución de problemas concretos, sino a aprender de esa experiencia para intentar resolver procesos. Una propuesta concreta: fijar órdenes del día de las reuniones, con limitación de tiempo y con compromisos concretos. Y con presencia de los responsables políticos, para que sean conscientes de la necesidad de dotar de medios todas y cada una de las acciones concretas que se acometan en el seno de cada política pública. Marcar objetivos significa asignar recursos. Y para eso hay que priorizar. De lo contrario, no será lícito exigir resultados.

    • ¿Bueno qué? ¿Nos reunimos o trabajamos?
      Las reuniones deben ser con orden del día y duración prefijada. Yo he llegado a proponer que en alguna organización en que se alargaban demasiado que se creasen salas de reuniones sin asientos. Desgraciadamente no me hicieron caso, pero la gente hubiera ganado muchas horas para su trabajo.

    • Muchas gracias. Creía haberte enviado un mail cuando empece con el primer post, pero se me debió pasar. Ya me dirás qué te parecen.
      Un abrazo

  2. PRIMERO LE AGRADEZCO ESTAS REFLECCIONES YA QUE TANTO EN MI VIDA COTIDIANA COMO EN MI VIDA COMO PROFESIONAL ME ESTAS REFLECCIONES SOBRE LA PLANIFICACION ME VAN AYUDAR HACER MENOS COMPLEJOS MIS DIAS, SOY DOCENTE DE ADMINISTRACION PUBLICA LES PIDO QUE TODOS LAS REFLECCIONES SOBRE LOS ELEMETOS DE LA ADMINISTRACION PUBLICA ME LO HAN LLEGAR, AL IGUAL QUE CUALQUIER TEME SOBRE ADMINISTRACION PUBLICA

  3. De acuerdo contigo, Fernando, aunque no cumplamos la planificación al menos nos ayuda a centrarnos. Y por supuesto, la servicio y atención a las personas , que en definitiva son lo que da sentido a nuestra labor.

  4. Hola a todos, soy prácticamente nuevo en estos foros sobre Admon. Pública, pero llevo 18 años trabajando para la Administración Local.

    Actualmente, y en los últimos 4 años, estoy ejerciendo como Jefe de un Cuerpo de Policía Local de un Ayuntamiento de la provincia de Valencia.

    Estoy totalmente de acuerdo con tu artículo, Fernando, pero como bien sabrás por tu experiencia en la Admon. Local. el Cuerpo de Policía Local funciona bastante diferente al resto de los departamentos de cualquier ayuntamiento. Eso si, desde mi punto de vista, priorizando la atención y el servicio al ciudadano, que eso debe de ser igual para todos los departamentos.

    Dicho esto, diré que, la lista de asuntos pendientes pasa por priorizar los temas urgentes, ya que en nuestras funciones debe de ser así por la peculiaridad de nuestro servicio. Los asuntos políticos pueden esperar ante las demandas del día a día.

    Esta forma de priorizar los asuntos no ha dejado de crear conflictos tanto con los Jefes políticos como con el resto de departamentos municipales.

    Al mismo tiempo el decidir, yo mismo o los demás, que asuntos tienen carácter urgente puede ser muy subjetivo, en algunos casos. Con esta subjetividad me refiero a que lo que puede ser urgente para uno puede que no lo sea para otro. En esa toma de decisión de lo más o menos urgente es donde se puede generar el conflicto de intereses con la otra parte, sea la que sea.

    Saludos

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