Cómo se Podrían Gestionar los Contratos Menores (II)

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Cómo se Podrían Gestionar los Contratos Menores (II)

2. UTILIZAR UN GESTOR DE EXPEDIENTES O WORKFLOW PARA LA GESTIÓN DEL EXPEDIENTE.

Esto ya es mucho más complicado.

Una vez delimitado el ámbito de actuación, en función de las circunstancias de cada Entidad, lo siguiente es gestionar electrónicamente el procedimiento de contratación menor con un gestor de expedientes o workflow.

Hay que tener presente, que en el proceso de contratación menor (como en cualquier otro proceso documental de trabajo sea o no de contratación) intervienen secuencialmente una pluralidad de personas, normalmente de diferentes departamentos, que realizan diversos trámites que, a su vez, se plasman en sus correspondientes documentos con sus correspondientes firmas.

En un procedimiento de contratación menor las partes que intervienen y las actividades que secuencialmente se deben realizar son las que se reflejan en el siguiente mapa del proceso (podría ser así o de cualquier otra forma dependiendo de las "circunstancias" de cada Entidad):

Como este mapa puede resultar un poco "raro", vamos a ver el orden de los documentos y las personas que los elaboran, que sería:

1. Solicitud de contratación y prescripciones técnicas (Servicio que promueve la contratación, como dice el art. 73.1º del RD 1098/2001).
2. Certificado de existencia de crédito (Intervención).
3. Cláusulas administrativas (Departamento de Contratación, si lo hay).
4. Informe jurídico (Secretaría).
5. Aprobación del expediente (Órgano de contratación).
6. Publicidad – Invitaciones a empresas (Perfil de contratante –
Departamento Contratación).
7. Informe valoración de ofertas (Servicio que promueve la contratación).
8. Adjudicación del contrato (Órgano de contratación).
9. Notificación a los interesados (Departamento de Contratación).
10. Factura (Servicio que promueve la contratación).

Unos diez trámites que requieren la intervención secuencial de cinco o seis departamentos diferentes.

Recuerdo que con esto estamos intentando adaptar la gestión de los contratos menores a las circunstancias de cada Entidad y cómo cada Entidad es autónoma, es decir, de su "padre y de su madre", cada una puede organizar la gestión de los contratos menores de la forma que le parezca, por ejemplo:

1. En espublico.es se facilita un expediente de adjudicación de un contrato menor que incluye hasta la formalización del contrato menor de obras;
2. En el Ayuntamiento de Burgos la realización de una contratación administrativa electrónica precisa de 26 trámites;
3. José Manuel Fernández defiende la existencia del pliego de cláusulas en los contratos menores y cuenta que "aunque no sea legalmente exigible, en determinados casos, puede ser necesario disponer de una cláusulas mínimas que regulen la forma y tiempo de realizar las prestaciones contratadas, especialmente en determinados contratos de servicios de cierta cuantía en los que la actividad contratada no se haya perfectamente regulada en normas generales. De lo contrario no se tendrán armas para exigir al contratista el cumplimiento de determinados plazos o criterios de calidad, por ejemplo" (pág. 975 de "Contratación del Sector Público Local" editada por El Consultor de los Ayuntamientos – La Ley).
4. De esta forma que José Manuel propone y que nosotros seguimos se consigue dejar constancia documental del objeto del contrato, de las prestaciones y calidades, y de las obligaciones y derechos de las partes (como recomienda la Comisión), se permite a las empresas interesadas que conozcan de antemano a lo que se van a comprometer y se consigue algo muy importante, que las empresas, por el simple hecho de presentar sus ofertas se adhieran a nuestro contrato, es decir, "acepten incondicionalmente el contenido de la totalidad de las de las cláusulas o condiciones, sin salvedad o reserva alguna", como dice el art. 129.1º .

¿Más burocracia?, pues sí, pero aquí entra la tecnología de lleno para neutralizar y resolver el problema.

El gestor de expedientes es un workflow, una solución tecnológica especialmente diseñada para gestionar los procesos documentales de trabajo, es decir, la secuencia de actividades que se realizan para alcanzar un resultado y que se pueden definir, que se pueden predecir (se sabe cómo empiezan y cuándo y cómo acaban) y se repiten muchas veces.

El flujo de documentos de un contrato menor se puede definir (en cada Entidad según sus circunstancias) y es predecible (siempre hay alguien que tiene una necesidad y solicita la contratación y siempre acaba con la factura).

Una vez definido e implantado el proceso de trabajo en el workflow se consigue que la gestión de sus trámites y documentos sea rápida, fácil, simple, cómoda y segura y, por su puesto, que los repetitivos expedientes de contratación menor salgan como "churros", todos igualitos (más o menos). Éstas son algunas de las virtudes que los gestores de expedientes, como todas las innovaciones tecnológicas, tienen.

Es el gestor de expedientes el que nos va a ayudar a superar nuestra habitual "técnica burocrática formalista, supuestamente garantista" (como dice el apartado V del preámbulo de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo
Común) y alcanzar una técnica de gestión eficaz, eficiente y económica, y por supuesto, mucho más legal que la actual.

En este sentido, señala Jaime Domínguez-Macaya Laurnaga (Director del Patrimonio y Contratación del Gobierno Vasco) que la utilización de un gestor de expedientes (siempre que sea bueno) permite “un mayor control y capacidad de seguimiento del marco regulatorio de los procedimientos de compra pública, incrementándose la capacidad del cumplimiento de las normativas actuales y futuras en el ámbito de la contratación pública” (pág. 2313 de "Contratación del Sector Público Local" editada por El Consultor de los Ayuntamientos – La Ley).

Y hablando de cumplir las normas, sólo con un gestor de expedientes se podrá cumplir con lo que exige el art. 32 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos (en adelante Ley 11/2007), "formar los expedientes electrónicos" y lo que es más complicado, solo gestionando con un workflow "se podrá poner a disposición de los interesados un servicio electrónico de acceso restringido donde éste pueda consultar, previa identificación, al menos la información sobre el estado de tramitación del procedimiento, salvo que la normativa aplicable establezca restricciones a dicha información" como señala el art. 37 Ley 11/2007.

Termino como empecé este apartado. Aún teniendo un buen gestor de expedientes, su implantación es el verdadero caballo de batalla en la mejora de la gestión de cualquier proceso documental de trabajo, sea o no de contratación.

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Guillermo Yañez Sánchez es Jefe de la Sección de Contratación de la Diputación Provincial de Soria. Ha obtenido diversos reconocimientos como buena práctica por Instituciones como: el European Institute of Public Administration, el Banco de Prácticas de Gestión de Gobiernos Locales, etc.

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