Cómo se Podrían Gestionar los Contratos Menores (IV)

4. UTILIZAR LAS NOTIFICACIONES ELECTRÓNICAS.

Algo un poco más complicado.

Con la utilización del gestor de expedientes y del perfil de contratante la tramitación de nuestro contrato menor se ha agilizado y simplificado bastante y hemos conseguido incrementar las "cotas" de transparencia del procedimiento, no obstante, hay algo más que se puede hacer para imprimir más celeridad en la tramitación de la contratación y es utilizar las notificaciones electrónicas.

Muchas son las ventajas que se pueden obtener de la utilización de las notificaciones electrónicas. Cuenta Jaime Domínguez-Macaya Laurnaga que la utilización de medios electrónicos para realizar notificaciones conlleva que "las ventajas organizativas y de ahorro de trámites (yo tengo contabilizados al menos 14 pasos que hay que dar para cada una de las miles de notificaciones que se producen en los expedientes de contratación, en lo que llamo la tortuosa vida de las notificaciones) y por lo tanto, el ahorro de trabajo para la administración es evidente" (pag. 2.357 de "Contratación del Sector Público Local" editada por El Consultor de los Ayuntamientos – La Ley).

Grosso modo, para realizar notificaciones electrónicas se requiere:

1. Firma electrónica reconocida.

Si el sello de tiempo acredita en Internet que en un determinado momento de tiempo se produjo un hecho, la firma electrónica acredita en Internet la identidad.

Dice el art. 3.1º Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica "la firma electrónica es el conjunto de datos en forma electrónica, consignados junto a otros o asociados con ellos,que pueden ser utilizados como medio de identificación del firmante."

Además de forma de identificación en Internet, la utilización de la firma electrónica es obligatoria en la gestión administrativa (sea o no de contratación), ya que, sirve a la Administración Pública para "autenticar los documentos electrónicos que produce" (art. 13.1º Ley 11/2007) y "darles validez jurídica" art. 3.5º Ley 59/2003 y art. 29.1º Ley 11/2007 y, como ya hemos visto en el ámbito de la contratación, "todos los actos y manifestaciones de voluntad de los órganos administrativos o de las empresas licitadoras o contratistas que tengan efectos jurídicos y se emitan tanto en la fase preparatoria como en las fases de licitación, adjudicación y ejecución del contrato deben ser autenticados mediante una firma electrónica reconocida" (D.A. 19ª f)).

Además de todo lo dicho, una de las ventajas que ofrece la firma electrónica es que con ella es viable la realización de notificaciones electrónicas.

2. Viabilidad de la firma electrónica reconocida a nivel municipal.

Obviamente, el primer requerimiento para realizar una notificación electrónica es que la persona que tiene que firmar electrónicamente la notificación tenga la firma electrónica reconocida y se puede decir que gracias al Fondo Estatal de Inversión Local prácticamente todos los Secretarios de todos los ayuntamientos cuentan con su firma electrónica reconocida (art. 2.2º Resolución de 9 de diciembre de 2008, de la Secretaría de Estado de Cooperación Territorial, por la que se aprueba el modelo para la presentación de solicitudes, las condiciones para la tramitación y la justificación de los recursos librados con cargo al Fondo Estatal de Inversión Local creado por el Real Decreto-ley 9/2008, de 28 de noviembre, por el que se crean un Fondo Estatal de Inversión Local).

Si se utilizó la firma electrónica para firmar electrónicamente la solicitud de participación en el Fondo, ¿por qué no se va a utilizar para algo tan ventajoso como es una notificación electrónica?.

No obstante, la utilización práctica todavía requiere salvar un par de escollos: las aplicaciones informáticas y el registro electrónico.

3. Aplicaciones informáticas.

Obviamente, para realizar notificaciones electrónicas se precisan de aplicaciones informáticas, señalando la D.A. 19ª e) que "las aplicaciones que se utilicen para efectuar las comunicaciones, notificaciones y envíos documentales entre el licitador o contratista y el órgano de contratación deben poder acreditar la fecha y hora de emisión o recepción, la integridad de su contenido y el remitente y destinatario de las mismas. En especial, estas aplicaciones deben garantizar que se deja constancia de la hora y fecha de la recepción de las proposiciones o de las solicitudes de participación y de cuanta documentación deba presentarse ante el órgano de contratación".

4. Registro electrónico.

Como cualquier otra solicitud, escrito o comunicaciones que se envíe o se reciba, en el ámbito de la contratación, es necesario contar con un registro electrónico, que entre otras prestaciones legales "deberá emitir automáticamente un recibo consistente en una copia autenticada del escrito, solicitud o comunicación de que se trate, incluyendo la fecha y hora de presentación y el número de entrada de registro." art. 25.3º Ley 11/2007

Todos estos escollos pueden parecer insalvables, pero lo cierto es que estos problemas técnicos ya están resueltos en la práctica.

En el mercado hay empresas que ofrecen soluciones integrales para todos estos problemas (recientemente el Ayuntamiento de Burgos tramitó íntegramente por medios electrónicos un contrato menor, y la solución utilizada probablemente haya resuelto todos estos problemas y alguno más).

Si nos vamos a un ejemplo público y conocido (SIGEM) podemos decir que es una plataforma que integra,entre otras prestaciones:

1. Un gestor de expedientes.
2. Un registro electrónico.
3. @firma una plataforma de validación y firma electrónica realizada por el MAP.
4. Un Servicio de Notificaciones Telemáticas Seguras (SNTS), también hecho por el MAP con la colaboración con Correos, que permite la posibilidad de recibir de forma alternativa por vía telemática las notificaciones que actualmente se reciben en papel, a través de una DEU (una Dirección Electrónica Única).

Con esta tecnología las notificaciones electrónicas pueden ser una realidad.