Informes y Certificaciones de los Secretarios en relación con el art. 23 de la Constitución Española

Al Secretario corresponde la emisión de informes en ejercicio de sus funciones de asesoramiento legal, pero sólo en los supuestos establecidos en la ley: Fuera de ellos, no está legalmente prevista la obligación del Secretario de informar. 

El Secretario emite informes de legalidad en sentido estricto (no de oportunidad) de las cuestiones que se le planteen. Los Concejales están legitimados para consultar ese expediente y satisfacer de esta manera su derecho a la información. Lo que no es posible es pretender obtener un informe a petición de un solo concejal. Además, tal petición ha de entenderse referida a expedientes que den lugar a la adopción de acuerdos del Pleno, de la Junta de Gobierno Local o resoluciones de la Alcaldía, es decir, informes sobre asuntos que van a ser objeto de resolución en sentido amplio, pronunciándose sobre la corrección o incorrección legal del acuerdo a adoptar

Los certificados se refieren a actos, resoluciones, acuerdos, antecedentes, libros y documentos de la Entidad.

No hay que olvidar que el Secretario es el asesor del Ayuntamiento, no del Alcalde, ni de los concejales (ni del equipo de gobierno, ni de la oposición), ni de los grupos políticos.

El derecho a la información de los miembros electos de las Corporaciones locales del artículo 23 de la Constitución Española no se limita a la obtención de datos e información, sino que alcanza igualmente a determinados supuestos, en los que los miembros de la Corporación (incluidos los que no forman parte de los respectivos equipos de gobierno locales), reciben “un asesoramiento jurídico” que les permite ejercer su cargo con una mayor preparación, tanto para la adopción de decisiones como para el control y fiscalización de los órganos de gobierno.

A) En relación con los informes, el artículo 1.1.º del RD 1174/1987 (que desarrolla los art. 92.3.a de Ley 7/1985, de 2 de abril, reguladora de las Bases del Régimen Local, art. 54 del Texto Refundido de las Disposiciones legales vigentes en materia de Régimen Local, aprobado por RD Legislativo 781/1986, art. 120 de la Ley 7/99 de Administración local de Aragón y el art. 173 del Reglamento de Organización y Funcionamiento) determina como una de las funciones públicas necesarias en todas las corporaciones, la de Secretaría, comprensiva de la fe pública y el asesoramiento legal preceptivo. La función de asesoramiento legal preceptivo comprende, por un lado la emisión de informe en ciertos casos, y por otro el asesoramiento verbal tanto a los órganos colegiados en los que participe el Secretario, como al Alcalde cuando éste lo requiera. A estas funciones se refiere el artículo 3 del RD 1174/1987.

La Emisión de informes previos (que incluirán propuesta de resolución y señalarán la legislación en cada caso aplicable y la adecuación a la misma de los acuerdos en proyecto) es necesaria en tres casos generales:

  1. En aquellos supuestos en que así lo ordene el Presidente de la Corporación o cuando lo solicite un tercio de Concejales o Diputados con antelación suficiente a la celebración de la sesión en que hubiere de tratarse el asunto correspondiente (art. 54.1 del TRRL, art. 120 de la Ley 7/99 de Administración local de Aragón y art. 173 del Reglamento de Organización y Funcionamiento).
  2. Siempre que se trate de asuntos para cuya aprobación se exija una mayoría especial (artículo 47.2º LBBRL, modificado por la Ley 57/2003 y artículo 126 de la Ley 7/99 de Administración local de Aragón).
  3. Por exigirlo así un precepto legal.

A la vista de tales preceptos el Secretario no tiene obligación de emitir informes a solicitud de los Concejales, si no es ordenado por el Presidente de la Corporación o cuando lo solicite un tercio de sus miembros. En este último caso, no es necesaria la orden o mandato intermedio del Alcalde, y su efectividad se condiciona a que se solicite con una antelación suficiente a la celebración de la sesión en que hubieren de tratarse. En el caso en que soliciten informe tres Concejales, cuando el resultado de dividir por tres no sea exacto, la fracción resultante habrá de completarse por exceso, según la jurisprudencia.

Lo que no es posible es pretender obtener un informe a petición de un solo concejal. Además, tal petición ha de entenderse referida a expedientes que den lugar a la adopción de acuerdos del Pleno, de la Junta de Gobierno Local o resoluciones de la Alcaldía, es decir, informes sobre asuntos que van a ser objeto de resolución en sentido amplio, pronunciándose sobre la corrección o incorrección legal del acuerdo a adoptar.

B) La certificación puede estudiarse como acto administrativo acreditativo de un hecho cuyo conocimiento consta a aquel que certifica, o como documento público administrativo si ha sido válidamente expedido, conexionándola además con el derecho a la información del que aquélla es un instrumento. La certificación es un acto jurídico de conocimiento: el fedatario conoce algo y de ello da fe y esa fe produce el valor de verdad rotunda, no absoluta, pues, si se demuestra falsedad, puede ser anulada. El fedatario, cuando ejercita su actividad, sólo tiene dos posibilidades: la fe documental y la de hechos. La fe documental es la que se basa en documentos preexistentes, que están en su poder o que puede analizarlos, para llegar a la materialización final de la certificación (STS de 1 de noviembre de 1989). La fe de hechos o fáctica es lo que se produce en su presencia y, por lo tanto, puede dar fe de ello (así sucede con su asistencia a las sesiones). De igual manera puede certificar un hecho producido en su presencia.

Dentro del derecho a la información se comprenden los citados en el art. 35 LRJPA, y por otra parte el art. 37.8 configura como derecho complementario del acceso a archivos y registros el obtener copias o certificados de los documentos cuyo examen sea autorizado por la Administración, previo pago, en su caso, de las exacciones que se hallen legalmente establecidas (art. 153 de la Ley 7/99 de Administración local de Aragón).

A través del art. 70 de la LRBRL se satisface el derecho de información que asiste al ciudadano. Este derecho forma parte de lo que ha dado en llamarse el Estatuto del vecino (art. 18.1 e) LRBRL). Pero en todo caso debe quedar claro que el derecho a obtener copias y certificaciones y a consultar archivos y registros se reconoce a todos los ciudadanos sin que la condición de vecino otorgue un derecho preferente. El art. 207 del ROF recoge de forma literal el art. 7.3 LRBRL, eliminando la condición de interesado para la obtención de copias y certificaciones de los acuerdos y antecedentes, con las únicas limitaciones establecidas en el art. 105 b) CE (en relación con las copias ver, por ejemplo, SSTS de 5 de mayo de 1995 y 4 de diciembre de 1995). En todo caso debemos recordar que los ciudadanos tienen derecho a acceder a los registros y a los documentos que, formando parte de un expediente, obren en los archivos administrativos, siempre que tales expedientes correspondan a procedimientos terminados en la fecha de la solicitud. El acceso a los documentos que contengan datos referentes a la intimidad de las personas estará reservado a éstas.

Este derecho a obtener copias y certificaciones y a consultar los archivos y registros, constituye una manifestación del más amplio derecho a la información, que cuenta con mayor profusión de medios para su satisfacción, como, por ejemplo, la publicidad de acuerdos y resoluciones prevista en el art. 229.2 del ROF. El Tribunal Supremo cuida muy especialmente su protección como acredita por ejemplo la STS de 4 de diciembre de 1990. Toda solicitud de información, en cualquiera de las modalidades previstas en el art. 70.3 LBRL 7/85, ha de hacerse por escrito y si se trata de solicitudes de certificaciones de acuerdos y resoluciones no será preciso razonar la petición. La resolución denegatoria deberá ser motivada.

El art. 92.2 de la LRBRL (art. 241 de la Ley de Administración Local de Aragón 7/99), dice que son funciones públicas, cuyo cumplimiento queda reservado exclusivamente a personal sujeto al Estatuto funcionarial las de fe pública; y en el punto 3 (al igual que en el art. 8 del RJFHN) señala que son funciones públicas necesarias en todas las Corporaciones locales, cuya responsabilidad administrativa está reservada a funcionarios con habilitación de carácter nacional: a) la de Secretaría, comprensiva de la fe pública. El RFHCN desarrolla lo que es la fe pública del Secretario en su art. 2 e) “certificar () todos los actos o resoluciones de la Presidencia y los acuerdos de los órganos colegiados decisorios, así como de los antecedentes, libros y documentos de la Entidad.” El ROF se encarga de la materia en los arts. 162 y 203 a 207.

No ostentan facultad certificante los Alcaldes. Cuando éstos suministran información bajo la inadecuada denominación de certificación no ejercen en realidad una facultad certificante, de la cual carecen, ni emiten verdaderas certificaciones, sino que proporcionan meros “informes”.

Diferenciando los informes de las certificaciones decimos que: La certificación tiene siempre por base un documento, expediente etc. que ya obra en la dependencia cuando se solicita la certificación, dándose fe de su existencia y de su contenido. Si el documento no existe, falta la base de la fe pública del Secretario y no puede ser objeto de certificación. Los certificados se refieren a actos, resoluciones, acuerdos, antecedentes, libros y documentos de la Entidad. El informe recoge opiniones de quien lo emite, sobre una cuestión que se somete a su consideración, contiene juicios de valor en los que no puede entrar el certificado. La jurisprudencia rechaza que en una certificación se hagan constar opiniones, juicios, presunciones o meras conjeturas del funcionario que expide la certificación (STS de 9 de febrero de 1971, STS de 12 de febrero de 1980, STS de 10 de marzo de 1980, SSTS 11 de diciembre de 1981 y 22 de abril de 1983).

La expedición de certificaciones exige una serie de requisitos enunciados en el art. 205 ROF. Uno de ellos es la orden del Alcalde o Presidente, del que la doctrina ha afirmando que “se trata de una exigencia sin fundamento natural en la institución, basada en principios políticos y jerárquicos” “cuya omisión no puede producir efectos invalidatorios”: si las certificaciones han de expedirse siempre por el Secretario, si se ha suprimido el requisito de ser interesado pudiendo todos los ciudadanos obtener certificaciones, no parece tener mucho sentido el requisito de la orden previa del Presidente, mucho más si se trata de certificaciones relativas a acuerdos contenidos en los Libros de Actas cuando las sesiones son públicas y además el Secretario está obligado a expedirlas.

La certificación se hace porque lo exige el ordenamiento jurídico, como ocurre con la presencia del Secretario en las sesiones de los órganos colegiados; también porque hay una petición de una autoridad, gubernativa o judicial, para producir efectos en algún procedimiento público; o a petición o a instancia de un particular interesado, para producir efectos subjetivos del mismo.

No hay que olvidar que el Secretario es el asesor del Ayuntamiento, no del Alcalde, ni de los concejales (ni del equipo de gobierno, ni de la oposición), ni de los grupos políticos.

3 Comentarios

  1. Me gustaria conocer cual es el plazo de tiempo que se puede entender por “antelacion suficiente”para emitir informes por parte del secretario municipal a peticion de un tercio de los concejales en el articulo173 del ROF

  2. Hola, me ha llamado la atención que seas secretaria de una Administración Local puesto que estoy buscando información sobre los informes preceptivos que deben emitir los secretarios de las corporaciones locales cuando se dicta un acto. Quería hacerle una pregunta: ¿qué pasa cuando se dicta un acto por una Administración Local sin contar con el informe del sercretario?

    Por otro lado, ¿qué pasa cuando se solicita el dictamen del Consejo de Estado pero pasa el plazo debido para dictarlo y finalmente se dicta fuera de plazo?

    Le agradecería me contestara, un saludo

  3. Hola, me gustaría hacer una consulta para la que no encuentro respuesta en internet, ¿Podría un secretario de ayuntamiento estar afiliado a un grupo político de otro municipio distinto al municipio en el que ejerza su labor?

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