La gestión de la información como una necesidad para la supervivencia

Un clásico en la materia sobre gestión de la información afirma «la necesidad de la información no es una necesidad primaria, sino una necesidad secundaria que surge de las necesidades de carácter más básico» (Wilson, 1999). Por otra parte, Ruthven (2008) considera que la extracción de la información es uno de los medios para lograr ventajas competitivas. La primera frase sorprende formalmente por su redundancia formal al utilizar cuatro veces en dos líneas el término “necesidad”. Es evidente que la necesidad de gestionar la información no es primaria en ninguna organización ya cada organización tiene sus propios grandes objetivos que adquieren la categoría de primarios. Lo mismo sucede con las administraciones públicas. Pero no hay que confundir las instituciones públicas (que poseen el ingrediente del liderazgo político, la visión estratégica y otros componentes institucionales) con las administraciones públicas que su tarea es gestionar para lograr los objetivos institucionales. Si hacemos esta distinción, arbitraria pero que puede ser útil para clarificar conceptos, la institución pública es el todo y la administración pública es el instrumento para lograr los objetivos institucionales. De esta manera podríamos llegar a considerar que la gestión de la información es una necesidad primaria para la Administración pública. Esta concepción de la relevancia crucial de la gestión de la información en la Administración seguramente siempre ha estado presente en todo el desarrollo histórico de la gestión pública. Pero en el caso de la Administración del presente y del futuro, en el contexto de la sociedad de la información alentada por las tecnologías ya asentadas y por las tecnología emergentes, es una necesidad todavía más crucial e ineludible. Hace unos años quizás tenía sentido la apreciación de Ruthven que la extracción de la información es uno de los medios para lograr ventajas competitivas pero en este momento considero que se podría afirmar que la buena gestión de la información es la condición necesaria e ineludible para sobrevivir. La Administración pública que no gestione de manera precisa y fluida la información es literalmente una organización muerta. Esta afirmación tan brusca puede sorprender ya que todos conocemos muchas organizaciones públicas que gestionan la información de manera muy precaria y artesanal y están vivas y coleando impulsando políticas y servicios con valor público. No nos confundamos, estas organizaciones solo están vivas de manera aparente ya que sus movimientos y acciones suelen ser solo mecánicos e inerciales pero conceptualmente están muertas en el contexto de la sociedad de la información y de la economía de la información. Son administraciones zombis con cuerpo y músculo pero sin cerebro y son administraciones peligrosas porque un cuerpo sin cerebro es un ente estúpido y además resabiado, porque su único atisbo de conciencia es su impotencia intelectual. Por tanto regresemos al uso invasivo de la utilización del término “necesidad” vinculado a la información y sus definiciones según la RAE: “Aquello a lo cual es imposible sustraerse, faltar o resistir”; “carencia de las cosas (información en este caso) que son menester para la conservación de la vida”. La Administración pública no sigue un modelo de organización sencilla en el que la gestión de la información es eludible y puede considerarse como una necesidad secundaria. No, la Administración pública como instrumento institucional es una organización en la que su actividad central reside precisamente en gestionar la información, es una organización que requiere una gestión de la información de muy alta intensidad. Este es su gran reto. “Uno de los problemas originados en la Administración pública, quizás uno de los principales, es la cantidad ingente de datos, la desestructuración de la información y la dispersión de sus fuentes, merced de una burocracias que crece sin límites, como fácilmente se comprueba en la práctica” (Castaño, citado por Múñoz Cañavate, 2003 y por Cruz, 2015). Una de las principales características de las administraciones públicas es que son multisectoriales y que la información de un ámbito no solo es necesaria para la gestión del mismo sino que tiene conexiones e interdependencias con otros ámbitos lo que hace ineludible una gestión de la información de elevada intensidad. Un ámbito puede realizar una gestión acertada de la información dentro de sus murallas pero será muy poco útil si esta información no la pueden utilizar el resto de los ámbitos administrativos. La Administración peca de una lógica insular en el que cada isla pretende ser autónoma sin entender que la única posibilidad de supervivencia reside en que la Administración opere con una lógica de archipiélago totalmente interconectado por puentes y pasarelas que aporten unidad y fortaleza a su insularidad organizada por temas, políticas y servicios públicos. Por tanto la buena gestión de la información, en un sentido integral y transversal, no aporta a la Administración pública una ventaja competitiva sino que representa el aporte ineludible para lograr su supervivencia como institución. Una Administración podrá poseer ventaja competitiva solo si gestiona a un nivel de excelencia la información utilizando de manera innovadora las tecnologías emergentes y organizando de manera imaginativa sus estructuras, procesos y la inteligencia individual y colectiva de sus empleados públicos.