Conservación y Destrucción de los Archivos Municipales. Especialidades en Materia Contable

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Conservación y Destrucción de los Archivos Municipales. Especialidades en Materia ContableToda la documentación producida por las administraciones locales tiene categoría de patrimonio documental. Los archivos municipales forman parte del Sistema de Archivos de Aragón. Los conjuntos documentales producidos, conservados o reunidos en el ejercicio de sus funciones por los Órganos institucionales propios de las Entidades locales son archivos públicos. Teniendo estas Entidades Públicas la obligación de conservar debidamente ordenados los documentos de los archivos públicos. Una vez expirado el período de utilización administrativa los documentos serán objeto de una selección o expurgo a fin de eliminar aquellos que no posean interés administrativo o histórico: la destrucción de cualquiera de los documentos públicos que formen parte del sistema de archivos de Aragón deberá contar con la autorización previa del Departamento de Cultura y Educación, oída la Comisión Asesora de Archivos. En cuanto a los registros de las operaciones contables correspondientes a la Cuenta General y sus justificantes, transcurrido el periodo de seis años contados desde la fecha de remisión de la Cuenta General, podrán ser destruidos siempre que, mediando la oportuna comunicación, no existiesen impedimentos por parte del órgano u órganos de control a que correspondiese actuar.El responsable de la custodia de estos archivos será el archivero y en último extremo el Secretario y el Interventor, sin olvidar tampoco al Alcalde.

Una gran parte de la documentación que se conserva de manera más o menos ordenada, y en ocasiones simplemente amontonada, en los llamados archivos municipales, es la única información histórica de que disponen los habitantes del lugar. El archivo municipal es la mejor memoria o el último recuerdo de los vecinos del municipio. En cualquier caso hay que tener clara la diferencia entre el archivo histórico y el archivo administrativo (fondos documentales que tengan efectos administrativos y no les hubiese llegado el tiempo para su transferencia al Archivo Histórico). El Ayuntamiento tiene la obligación de conservar la documentación histórica (legislación sobre patrimonio) y la obligación de garantizar el derecho a la información de todos los ciudadanos (legislación administrativa), importando poco el formato en el que lo haga. Al final, los expedientes tramitados que en origen tienen un valor administrativo adquieren un valor cultural.

Los conjuntos documentales que constituyen los archivos de las administraciones locales tienen la categoría de patrimonio desde el momento en que la ley 16/1985 de Patrimonio Histórico Español (Art. 46 y 149.1.28ª. CE y Art. 25.2 LBRL y art. 42.2.e) Ley 7/99 LALA al hablar de “patrimonio histórico-artístico”) establece en su artículo 49.2 que “forman parte del Patrimonio Documental los documentos de cualquier época generados, conservados o reunidos en el ejercicio de su función por cualquier organismo o entidad de carácter público” (incluidas, por tanto las Entidades Locales). Disposición que enlaza de forma directa con la Ley 6/1986, de 28 de noviembre, de Archivos de Aragón (art. 148.1.16.ª y 17.ª y STC 17/91 de 31 de enero), y de la que destacamos algunos aspectos de su articulado: el artículo 1 después de definir lo que se entiende por documento, expone “2. El patrimonio documental aragonés es parte del patrimonio documental español y está constituido por todos los documentos que, de cualquier época, reunidos o no en archivos, constituyen testimonio de funciones y actividades sociales del hombre y de los grupos humanos, procedentes de las Instituciones o personas, ubicados en Aragón.” El artículo 2 define lo que se entiende por archivo y el artículo 3 da el concepto de archivo público. “1. Son archivos públicos los conjuntos documentales producidos, conservados o reunidos en el ejercicio de sus funciones por los Órganos institucionales propios de la Comunidad Autónoma y las Entidades locales de su territorio, por los órganos, servicios, Entidades autónomas y Empresas públicas que dependen de ellos, por las personas jurídicas, en cuyo capital participan mayoritariamente aquellas, y por las personas físicas o jurídicas gestoras de sus servicios públicos. 2. Las Instituciones y Entidades públicas mencionadas tienen la obligación de conservar debidamente ordenados los documentos de los archivos públicos, ponerlos a disposición de los ciudadanos de acuerdo con las disposiciones vigentes, no enajenarlos y no extraerlos de las correspondientes oficinas públicas, con excepción de los casos legalmente previstos, debiéndose guardar copia de los mismos, siempre que sea posible, hasta que finalice su utilización externa.” Añadiendo el artículo 4 que “1. Una vez expirado el período de utilización administrativa en las Instituciones, Entidades, Servicios u Organismos comprendidos en el artículo 3º.1, que los hayan producido o recibido, los documentos serán objeto de una selección o expurgo a fin de eliminar aquellos que no posean interés administrativo o histórico. 2. Los criterios para la determinación de qué documentos tendrán tal consideración, se establecerán reglamentariamente en coordinación con la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos a que alude el artículo 58 de la Ley del Patrimonio Histórico Español. En ningún caso se podrán destruir dichos documentos en tanto subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas o Entes públicos. Y el artículo 5 “1. Realizado el expurgo, la documentación perteneciente a las Instituciones de la Comunidad Autónoma y a los Órganos de ella dependientes será depositada periódicamente en el Archivo General de Aragón. 2. Si el carácter de la documentación así lo aconseja, el Departamento de Cultura y Educación podrá ordenar su depósito en el archivo local correspondiente.” Aclarando el artículo 18. “1. El Sistema de Archivos de Aragón está integrado por los siguientes Centros: c) Los archivos municipales (…) Estos archivos estarán constituidos por los fondos documentales de la Institución o Entidad titular y de sus Organismos dependientes, así como por aquellos que les entreguen, por cualquier concepto, otras Corporaciones, Entidades o personas públicas o privadas (…). El artículo 30 se refiere al régimen sancionador “1. Salvo que sean constitutivas de delito, constituye infracción administrativa toda vulneración de las prescripciones contenidas en esta Ley y en las normas reglamentarias que la desarrollen. 2. Se considerarán infracciones: a) El incumplimiento de las medidas de conservación. b) La destrucción o deterioro de fondos pertenecientes al Patrimonio Documental de Aragón. (…)”. Y finalmente la DT Tercera añade que “En tanto no se determine reglamentariamente el procedimiento para su eliminación o expurgo, la destrucción de cualquiera de los documentos públicos que formen parte del sistema de archivos de Aragón deberá contar con la autorización previa del Departamento de Cultura y Educación, oída la Comisión Asesora de Archivos.”

No sólo Aragón, sino que el resto de CCAA también han aprobado su legislación sobre la obligación de conservar de forma adecuada los documentos de los archivos públicos como parte integrante del patrimonio documental de la comunidad: D 160/2006 de 8 Nov. (Regl. del sistema de gestión documental y organización de los archivos dependientes de la Administración Pública). L 15/2006 del 17 Oct. CA Illes Balears (de archivos y patrimonio documental). L 3/2005 de 15 Jun. CA Valenciana (archivos). L 7/2004 de 22 Dic. CA Castilla y León (modificación de la L 6/1991 de 19 abr., de archivos y del patrimonio documental). L 19/2002 de 24 Oct. 2002 CA Castilla-La Mancha (archivos públicos). L 3/2002 de 28 Jun. CA Cantabria (archivos). L 10/2001 de 13 Jul. CA Cataluña (archivos y documentos). D 97/2000 de 6 Mar. CA Andalucía (R del sistema andaluz de archivos. Aprobación y desarrollo de la L 3/1984 de archivos). L 3/1999 de 28 Abr. CA Andalucía (archivos. Modificación de la L 3/1984). D 21/1996 de 6 Jun. CA Asturias (organización y funcionamiento del sistema de archivos administrativos). D 115/1996 de 2 May. CA Castilla y León (Regl. del sistema de archivos). L 4/1994 de 24 May. CA La Rioja (archivos y patrimonio documental). L 4/1993 de 21 Abr. CA Madrid (archivos y patrimonio documental). L 6/1991 de 19 Abr. CA Castilla y León (archivos y patrimonio documental). L 6/1990 de 11 Abr. CA Murcia (archivos y patrimonio documental). L 3/1990 de 22 Feb. CA Canarias (patrimonio documental y archivos). D 307/1989 de 23 Nov. CA Galicia (sistema de archivos y patrimonio documental).A esta regulación hay que unir también las determinaciones de la Unión Europea contenidas en el art. 151 del Tratado y los diversos documentos del Consejo de Europa, como impulsor del patrimonio cultural. Y el art. 323 de la Ley Orgánica 10/1995, del Código Penal que establece: “Será castigado con la pena de prisión de uno a tres años y multa de doce a veinticuatro meses el que cause daños en un archivo, registro (…)”.

Este régimen que hasta hace poco se hacía también extensible a la información contable ante la falta de normativa específica, hoy día tiene una respuesta clara y expresa tras la aprobación de las Ordenes EHA/4040/2004, EHA/4041/2004 y EHA/4042/2004 de 23 de noviembre, por las que se aprueban las Instrucciones del modelo Básico de Contabilidad Local, modelo Normal de Contabilidad Local y modelo Simplificado de Contabilidad Local (BOE 9 Diciembre): Reglas 17 y 18 SICAL-Básico, la Regla 93 SICAL-Normal, Las Reglas 80 y 81 SICAL-Simplificado: los registros de las operaciones contables correspondientes a la Cuenta General y sus justificantes, transcurrido el periodo de seis años contados desde la fecha de remisión de la Cuenta General, podrán ser destruidos siempre que, mediando la oportuna comunicación, no existiesen impedimentos por parte del órgano u órganos de control a que correspondiese actuar. El responsable de la custodia de estos archivos será el archivero y en último extremo el Secretario y el Interventor, sin olvidar tampoco al Alcalde (puesto que el archivo depende de Presidencia o de la Secretaría General). Aunque aterrizando en el mundo real hay bastantes posibilidades de que tal función acabe recayendo en el Secretario, sencillamente, por no haber nadie más a quién encomendársela, o, en el mejor de los casos, porque así lo establezca la Relación de puestos de trabajo. En el supuesto de archivos contables el responsable será el Interventor y el Secretario. En todo caso hay que recordar que el Archivo General no es un servicio interno sino un negociado (departamento o servicio): Como cualquier otro negociado, el archivo general en el desarrollo de sus actividades produce expedientes. De ellos destacamos ahora los expedientes de expurgo: El expurgo es la actividad de eliminación controlada de la documentación. Requiere de una selección y valoración previas por parte del técnico de archivo, de la autorización por parte de los órganos de gobierno, y en varias autonomías también se requiere un informe preceptivo por parte de un órgano consultivo autonómico.

No se hace en la legislación citada expresa referencia normativa a quién puede ordenar la destrucción, pero de la lectura de los preceptos transcritos creemos adecuado que, en el supuesto de la documentación con repercusión contable será necesario un previo informe favorable de Intervención (como órgano responsable de la conservación) en orden a la destrucción de la documentación, tras la comprobación del cumplimiento tanto de los plazos como del resto de requisitos legales necesarios para poder llevar a cabo tal actuación. Para el resto de documentos será necesario informe del Secretario de la Corporación. Siendo conveniente en ambos casos: el inicio mediante una Providencia razonada de alcaldía imponiendo la destrucción; una relación autorizada por el Secretario o el Interventor de los documentos cuya conservación no se consideraba necesaria, que se incluya dentro del informe que se acaba de mencionar; la autorización previa del Departamento de Cultura y Educación, oída la Comisión Asesora de Archivos en el supuesto de archivos no contables y la comunicación al órgano u órganos de control externo (Tribunal de Cuentas del Estado y en su caso órgano equivalente autonómico); y finalmente un Decreto de Alcaldía que ordene la actuación de destrucción así como, en su caso, la venta y entrega (que podría corresponder al pleno por cuantía) del correspondiente soporte para su reciclaje (competencia residual del alcalde: artículo 20, 21 y 47 de la Ley 7/1985, de 2 de abril, Reguladora de las Bases de Régimen Local, y artículos 29, 30 y 126 de la Ley de Administración Local de Aragón).Recordar por último la referencia especial que en relación con la custodia del registro de intereses hace el artículo 30.1 del Reglamento de Organización, Funcionamiento y Régimen Jurídico de las Entidades Locales, aprobado por Real Decreto 2568/1986, de 28 de noviembre (artículo 110 de la Ley 7/1999, de 9 de abril, de Administración Local de Aragón): encomendando la custodia y dirección del Registro al Secretario de la Corporación, dentro de sus funciones de fedatario público, según el artículo 2 j) del Real Decreto 1174/1987, de 18 de septiembre.

En cualquier caso, las Entidades locales tienen la potestad reglamentaria y de autoorganización (artículo 4 de la Ley 7/85 Reguladora de las Bases del Régimen Local, y 3 de la Ley 7/1999, de 9 de abril, de Administración Local de Aragón): potestad que en este caso implica la posibilidad de aprobar la correspondiente ordenanza reguladora del Archivo Municipal, dentro de los amplios límites que permite la legislación general (Legislación de Patrimonio Histórico y de Archivos, Ley 7/85 Reguladora de las Bases del Régimen Local, Ley 30/92 de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, y el Real Decreto 2.568/86 por el que se aprueba el Reglamento de Organización, Funcionamiento y Régimen Jurídico de las Entidades Locales).

1 Comentario

  1. Desde la publicación de este artículo se ha publicado nueva legislación autónomica en materia de Archivos. Tal es el caso de la Comunidad Foral de Navarra con su Ley Foral 12/2007 de 4 de abril (de Archivos y Documentos) y de la Comunidad Autónoma de Extremadura: Ley 2/2007, de 12 de abril (de Archivos y Patrimonio Documental)

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