Factura electrónica, un botón descosido

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La ley 25/2013, de 27 de diciembre, para el impulso de la factura electrónica, establece la obligación para los proveedores que hayan entregado bienes o prestado servicios a la Administración Pública de expedir y remitir sus facturas en formato electrónico.

Las razones para impulsar la factura electrónica en el ámbito de la Administración Pública están enmarcadas en la eficiencia y el control de la misma.

A partir del 15 de enero de 2015, principalmente las empresas, tanto sociedades anónimas como limitadas, quedan obligadas a elaborar y remitir sus facturas en formato electrónico. Siendo opcional para las personas físicas, que podrán optar por el formato electrónico o el formato tradicional del papel.

No obstante la norma ofrece la posibilidad a las Entidades Locales de excluir reglamentariamente de esta obligación, de expedir y remitir las facturas en formato electrónico, siempre que la factura sea de un importe inferior o igual a 5.000,00 €.

Todos estos antecedentes van a provocar que un porcentaje importante de las facturas sigan siendo en papel, pero que otras lo sean de forma inevitable en formato electrónico, principalmente las de mayor importe.

Esta situación que se nos viene encima me ha llevado a realizar una serie de reflexiones que me gustaría compartir con vosotros y que espero que sean de utilidad.

La primera reflexión que me surge es si las Pymes, principales afectadas en esta imposición, están preparadas para gastar e invertir en adaptar sus sistemas contables para expedir, remitir y controlar las facturas en el formato electrónico.

Fuera del ámbito de la administración pública la factura electrónica en España tiene un bajo nivel de implantación, por lo que es ahora cuando el gobierno les obliga a gastar e invertir a la mayoría de ellas.

Quizá el argumento, de que es la forma de dar mayor garantía en el cobro y que éstas no se queden por los cajones, resulta insuficiente. La administración pública siempre ha pagado sus facturas, la única condición para ello es que hubiera dinero en sus arcas. Si no hay dinero, si estas no tienen solvencia y liquidez, por muy electrónicas que sean las facturas seguirán impagadas.

Recientemente hemos presenciado con los diferentes Planes de Pago a Proveedores, que sin la necesidad de obligar a un formato electrónico, las facturas se pueden identificar, controlar y pagar de forma eficiente.

Por tanto debiéramos de pensar si este es el momento para obligar a la Pyme, que sin duda es la más afectada por esta dura crisis.

 

La segunda reflexión se centra en pensar cómo un Ayuntamiento o cualquier otro ente público va a gestionar y controlar un documento electrónico, si actualmente está gestionando en un entorno físico.

Dónde y cómo el responsable de conformar la factura va a dar el visto bueno a la factura electrónica, cómo va a leer y trasmitir un documento electrónico si no está preparado para ello, cómo va a firmar un documento electrónico con su bolígrafo tradicional, cómo se va adjuntar a un expediente en papel una factura electrónica,…. Es como intentar atrapar un avión supersónico con un cazamariposas.

Hoy en día son pocas las administraciones públicas que han dado un salto de modernidad y gestionan en un entorno electrónico, a pesar de las obligaciones que en su día impuso la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos.

Muchos Ayuntamientos y diferentes entes públicos no disponen de Sede Electrónica, firma electrónica, registro telemático, expediente electrónico,… en definitiva de una solución global que los modernice y les permita una gestión electrónica global.

Cómo van estos municipios a gestionar las facturas electrónicas, que a su vez por el importe de las mismas serán las más importantes a gestionar y controlar.

 

La tercera reflexión es sobre el Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas.

Todos los entes públicos están obligados a disponer de un Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas.

La norma establece que este punto general podrá ser el del Estado, el de la Comunidad Autónoma, el de la Diputación o uno propio.

El primero que conocimos la gran mayoría fue el Punto General de Entrada de Factura Electrónica del Estado o Administración Central, llamado FACe. Y no lo conocimos por interés en la factura electrónica, si no por estar afectados por un Plan de Ajuste y habernos acogido a una financiación para pagar a los proveedores.

Hace unos meses, a aquellos municipios que solicitaron rebajar el tipo de interés o ampliar su plazo de amortización, el Estado les obligó adherirse a FACe, sin saber muy bien cómo iba a funcionar. Lo cierto es que no encuentro otra razón en esa obligación que impuso a los afectados por un Plan de Ajuste que la de fiscalizarlos y controlarlos directamente.

Al respecto de esta cuestión y para aquellos que estáis obligados a estar adheridos a FACe, os recomiendo que no lo dejéis para última hora porque el camino es largo y tortuoso, red Sara, códigos DIR3, certificado PEM, sistema manual o automatizado,… son cuestiones que he tenido que aprender para conseguir después de 2 meses estar adherida a FACe y que este se comunique con la Sede Electrónica que tiene el Ayuntamiento.

Hoy en día estamos viendo como están surgiendo diferentes Puntos Generales de Entradas de Facturas Electrónicas, a nivel de Autonomías y Diputaciones, y estoy convencida que en breve tendremos 17 puntos autonómicos y 51 puntos provinciales más todos los propios de los entes que opten por crearlos. Desde luego, vaya lío para nuestro querido proveedor y para controlar el conjunto de las facturas.

No hubiera sido lógico, ya que todos los municipios y entes públicos están obligados a tener una sede electrónica,  tal y como recoge la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, que en este espacio, pensado y diseñado para que el ciudadano se relacione con la Administración Pública y no otros, hubiera sido el sitio perfecto para ubicar el Punto General de Entrada de Facturas.

Las únicas razones que soy capaz de entender que han llevado al Gobierno a crear un Punto General de Entrada de Facturas, no son otras que, hacérselo fácil a las grandes empresas que facturan a muchas administraciones, y sin duda la que más me pesa, la de controlar y fiscalizar todas las facturas de los municipios y entes públicos.

Además tenemos otra misión imposible, la de justificar que si optamos por crear nuestro propio Punto de Entrada de Factura Electrónica, debemos de garantizar que este es más eficiente y económico que el del Estado, que dice la norma que podrá repercutir determinados costes a los entes públicos adheridos, sin que a fecha de hoy sepamos cuánto va a ser ese coste. Difícilmente podremos hacerlo salvo por la mayor eficiencia en la gestión de un sistema propio y porque la adaptación de los sistemas que hoy estemos utilizando sea sencilla o gratuita.

Soy defensora y creo a futuro en la bondad y ventajas de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, por lo que recomiendo que en la medida de nuestras posibilidades incorporemos a nuestra Sede Electrónica el Punto General de Entrada de Facturas, e impulsemos de esta forma su uso entre los ciudadanos y las empresas, junto con otros que debemos de ir desarrollando en el tiempo.

 

Conclusiones

Son estas reflexiones las que me hacen pensar, que esta cuestión de la factura electrónica, tal y como se ha planteado hoy en día, nos lleve a ser más eficientes, más bien parece un botón descosido dentro de un traje que hay que seguir hilvanando.

Probablemente a futuro, si somos capaces de integrar la factura electrónica en un entorno global electrónico de gestión, administración y control, seamos capaces de alcanzar ese objetivo de mayor eficiencia y control. Y quizá este sea un primer paso.

En breve tendremos que gestionar las facturas de dos formas distintas en entornos físicos en la mayoría de las ocasiones, con la dificultad que entraña, y con una Pyme, que hoy en día tampoco está preparada y tiene que realizar un gasto para adaptar su sistema contable.

No obstante, debemos de tomar determinadas decisiones, como la de creación del Punto General de Entrada de Facturas, con visión de futuro y no por la comodidad de que me lo dan hecho. Debemos de pensar cómo y dónde queremos que se relacionen nuestros ciudadanos con nuestro municipio e ir tomando decisiones en esa dirección.

La necesidad de modernizarnos es incuestionable y las ventajas que aporta a futuro también, en la medida que dejemos esta cuestión aplazada en nuestro Ayuntamiento más difícil nos resultará subirnos al tren, y además corremos el riesgo, de que como en esta ocasión, nos suban a punta pies y en el vagón del Gobierno, y no en el que diseñe y construya el propio Municipio para sus ciudadanos.

 

4 Comentarios

  1. Un artículo muy interesante y a la orden del día, si bien ¿creeis realmente que nuestros Municipios están preparados para la recepción de la factura electrónica?, esperamos que así sea, vista la necesidad de modernizar el sistema vigente y mejorar la eficiencia de nuestras Administraciones.

  2. ¿Pero una factura electrónica no es un documento emitido por una persona en formato digital que puede ser fitmada digitalmente por una persona o entidad autorizada?
    Con esos requisitos, ¿No puede ser remitida por cualqier medio al uso?, algo mas cotidiano y fácil, correo@ o incluso WhatsApp, que lejos de la sociedad estamos.

    Saludos y ánimo para seguir luchando.
    JLSUAREZ
    Secretario-Interventor de Agrupación

    • Hola José Luis,
      Pues no es tan sencillo. La factura electrónica puede tener un formato estructurado o no. Para que nos entendamos, un formato estructurado es un fichero con unos campos delimitados y determinados que puede procesar una máquina (leer e interpretar directamente una aplicación de recepción de facturas por ejemplo). Un formato no estructurado podría ser por ejemplo un pdf, que saben leer perfectamente las personas pero que tiene una mayor dificultad de proceso por parte de una aplicación informática.
      La Ley establece que para los usuarios finales bastara con el formato no estructurado (siempre que vayan firmadas electronicamente). Son las facturas que las grandes empresas de servicios (agua, gas, electricidad, comunicaciones) nos permiten descargar de la web y que disponen de pleno valor jurídico.
      Para las administraciones, el legislador dispuso el formato electrónico, ya que la factura (electrónica) va a estar sujeta a ciertos «tratamientos» informáticos correlacionados con los tramites del procedimiento del expediente de aprobación del gasto.
      En cuanto a la remisión de esta, no cabe duda que debe proporcionarse constancia fehaciente al emisor de la recepción de la factura, de ahí su necesario envío a través de un punto de entrada (que -como no!- lleva aparejado un Registro administrativo:)

      Un saludo

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