Olvidado Archivo Municipal

Uno de los aspectos más importantes del trabajo que realiza un funcionario con habilitación de carácter estatal, perteneciente a la subescala de Secretaría-Intervención (para abreviar lo llamaré FHE-SI), porque su propio fuero así se lo impone, tiene que ver con la fe pública. Mucho se ha escrito sobre la fe pública y el alcance de la misma si se debe certificar tal o cuál cosa y cómo y con qué alcance. Pero a lo que a mí me importa ahora es lo relacionado con el archivo municipal, ya que estamos ante una función absolutamente inherente al puesto de FHE-SI. Uno de sus cometidos más importantes es acreditar, básicamente, cuáles son los actos administrativos que “se producen” o se han producido en el Ayuntamiento por los órganos de gobierno, Alcalde, Pleno y en su caso, Junta de Gobierno Local.  Y asimismo otras circunstancias que constan entre la documentación municipal. Bien, sistematicemos. Uno de los problemas más serios que al bueno del FHE-SI, en la soledad de sus cuatro paredes se le plantea, es básicamente organizarse un sistema mínimamente racional para saber –en relación con los papeles- qué hacer: a) Dónde narices guardar los papeles. b) Cuándo hacerlo y c) Cómo hacerlo.

Para ello FHE-SI tiene también que lidiar con dos grandes grupos de expedientes:

1. Los expedientes terminados “del todo”.

2. Los expedientes no terminados y dentro de éstos, tres subgrupos:

a)     Los vivos, que son aquellos que tenemos pendientes de proseguir su natural curso  procedimental.

b)     Los moribundos; éstos son aquellos que sabes que están parados y que, con muchas probabilidades, están abocados a no terminar. Y

c)     Los aun vivos pero en situación de muerte clínica. O sea, aquellos en los que no va a haber una resolución ni en un sentido ni en otro y teóricamente, si hay algún efecto, es el que se pueda deducir del instituto del silencio administrativo.

Qué FHE-SI no ha vertido en situaciones críticas y en las que el tiempo apremia expresiones como “Dios mío, dónde está ese expediente, ayer mismo lo tuve en la mano…” o “se me comen los papeles” o la bonita expresión “no veo el color de la mesa”. Con estas expresiones generalmente se quiere aludir al exceso de trabajo pero eso es porque tampoco a nadie le gusta reconocer que también existe un cierto desorden que como si fuese una criatura y tuviese vida propia, no se deja dominar (hay que decir no obstante que el orden también es algo que probablemente se lleva en los genes. Hay personas naturalmente ordenadas y otras a las que les es imposible serlo). Ordenar la mesa y el archivo es algo que se suele dejar siempre para otro día porque siempre hay cosas mucho más urgentes a las que atender. Como aquél que lleno de buenas intenciones se dijo a sí mismo: “Esto hay que arreglarlo, no dejes para mañana lo que puedas hacer hoy”. Y a continuación se dijo con convicción: “mañana mismo empiezo”. Y así, contento se fue a dormir tranquilo.

Y es que lo que ocurre es que el Secretario-Interventor es a la función pública lo que una entidad territorial es a la administración, es decir, tiene fines generales o dicho de otro modo nada humano le es ajeno; sabe un poco de todo y nada de algo. O como hace tiempo que alguien dijo, es un especialista de lo general, un contrasentido en sí mismo, una contradicción filosóficamente pura.

Reconozco humildemente que la intendencia que supone el control de los sistemas de custodia y sistematización de papeles (saber dónde y cómo los hemos guardado) no es mi fuerte, me supera ampliamente. Y sólo la ayuda de un eficiente y paciente personal municipal evita que se pudiera producir un caos generalizado. Las labores archivísticas no recuerdo que tuviesen tema específico en las oposiciones. Tampoco recuerdo, aunque ya hace bastante tiempo, que en el Curso Selectivo posterior se explicara nada al respecto. Y en las prácticas, en realidad, se atendían otros aspectos antes que el archivo, eso es algo que siempre, sin haberlo pensado todos hemos dado por supuesto que se organizaba sólo o había alguien que lo hacía. Tampoco la normativa local ayuda mucho poder determinar la forma de organizarse. La Ley 7/1985, de 2 de abril, reguladora de las Bases del Régimen Local no regula en nada el tema y sólo hay referencias laterales cuando como en el art. 70.3 se dice que “Todos los ciudadanos tienen derecho a obtener copias y certificaciones acreditativas de los acuerdos de las corporaciones locales y sus antecedentes, así como a consultar los archivos y registros en los términos…”

Tampoco el Real Decreto 2568/1986, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento de Organización, Funcionamiento y Régimen Jurídico de las Entidades Locales nos aclara mucho. Sólo leves referencias en el art. 16 y el art. 179 que dispone que “Los expedientes tramitados pasarán periódicamente al archivo y tendrán índice alfabético duplicado en que se exprese el asunto, número de folios y cuantos detalles se estimen convenientes.”

Es curioso que el Real Decreto 1174/1987, de 18 de septiembre, sobre régimen jurídico de los funcionarios de Administración Local con habilitación de carácter nacional que regula las funciones de los FHE-SI, a pesar de regular en el art. 2 qué comprende la fe pública, no haga ni una sola mención en todo su articulado.

Afortunadamente algunas Diputaciones, como la de Zaragoza, prestan un inestimable servicio a los pueblos a través del Servicio de Archivo, primero con la elaboración de programas informáticos sencillos pero funcionales y en segundo lugar comisionando cuando es posible a funcionarios provinciales especialistas que se desplazan a los ayuntamientos para la ordenación del archivo. Siendo pues que en muchísimos ayuntamientos medianos y pequeños es imposible tener servicios archivísticos especializados propios, podrían organizarse servicios en las diputaciones que aun no lo tengan implantado, reforzarse los servicios archivísticos de aquellas diputaciones en las que ya se presta y quizás aprovechar otras estructuras supramunicipales como las comarcas (en Aragón), para poder contratar personal propio y organizar un cada día más imprescindible servicio especializado. Todo ello independientemente de que se podría también organizar algún curso o jornada en los que se puedan aprender sistemas sencillos y eficientes de ordenación.