Los que nos dedicamos al negocio de la transparencia en las Administraciones públicas creemos intuir cuales son los grandes desafíos para los próximos años en dicha materia. Lenguaje claro, accesibilidad en nuestros portales, mayor participación de los usuarios en el diseño y funcionalidades serán, entre otros, nuestros mantras en el medio-largo plazo.
Sin embargo, sigue habiendo un reto a diario que nos saca a todos los colores, y que no es otro que el de proporcionar, aun sin saberlo, en ocasiones, información desfasada y desactualizada de nuestras Administraciones. Y no hay nada peor en un portal que pretenda ser un reflejo de la actividad de éstas que proporcionar información caducada.
Es como ver Canal Historia cuando lo que crees estar viendo es el último lanzamiento de Netflix
Me gustaría aportar algunas ideas para evitar que eso suceda, trabajadas en el día a día, en la práctica de mi organización.
La automatización de procesos es esencial para garantizar la actualización constante de los portales de transparencia. La implementación de sistemas automáticos que extraigan y actualicen información directamente desde las bases de datos internas puede agilizar significativamente todos los procesos. Utilizar herramientas de automatización de procesos, de carga de información o la programación de actualizaciones periódicas, reduce la carga de trabajo manual y minimiza el riesgo de errores humanos, lo que se traduce en información más actual y verificable.
La integración efectiva del sistema de gestión interna con el portal de transparencia es crucial. Esto implica asegurarse de que la información se actualice automáticamente al realizar cambios en la base de datos principal. La sincronización de los sistemas garantiza coherencia y evita la necesidad de actualizaciones manuales, reduciendo la posibilidad de desincronización de datos. Pero no es tan fácil como parece, dependiendo de la arquitectura tecnológica de cada organización estaremos hablando de sistemas más abiertos e integrados, o más cerrados e incompatibles. Deberíamos considerar, en este sentido, que la posibilidad de proporcionar actualizaciones en tiempo real o con una frecuencia más alta para los indicadores críticos mejora la relevancia y utilidad de nuestro portal de transparencia. Sin embargo, este enfoque debe ponderarse con la capacidad técnica y los recursos disponibles para garantizar la precisión de la información, ya que requiere un músculo técnico y humano considerable.
La capacitación del personal encargado de mantener el portal de transparencia es un paso fundamental, ya que asegurarse de que estén familiarizados con los procedimientos y las herramientas utilizadas garantiza una gestión mucho más eficiente. La formación debe abordar tanto los aspectos técnicos como los protocolos específicos de actualización para fortalecer la competencia de todo el equipo gestor del portal, todo ello incluso estando automatizados al máximo los procesos o integrados, como acabamos de ver, los sistemas de gestión con el mismo portal de transparencia.
Documentar y establecer procedimientos claros para la actualización de información es esencial, de cara a formular un cronograma estructurado y una lista de verificación detallada que pueda servir como guía práctica para el personal encargado de la actualización de los portales de transparencia. Esto no solo proporciona un marco organizativo claro y eficiente, sino que también facilita la identificación y corrección de posibles problemas que se puedan dar en el proceso de carga y mantenimiento de la información.
Es crucial, en relación con el punto anterior, definir roles y responsabilidades específicas para el personal involucrado en la actualización del portal de transparencia. Al asignar claramente tareas y responsabilidades, se establece un sentido de accountability, lo que contribuye a la eficiencia y la responsabilidad individual dentro del equipo. En la Diputación de Castellón, por ejemplo, esta asignación de roles y responsabilidades la hicimos a través de nuestra Ordenanza reguladora del Gobierno Abierto.
Por otro lado, implementar un sistema de monitoreo continuo es esencial para garantizar que la información se actualice según lo programado. Herramientas de monitoreo automático pueden alertar sobre posibles errores o retrasos, permitiendo una intervención rápida del equipo responsable. Este enfoque proactivo ayuda a identificar y solucionar problemas antes de que afecten a la calidad de la información disponible o, en el peor de los casos, su falta de actualización.
Establecer, en todo caso, un mecanismo de retroalimentación es clave para la mejora continua – en el portal de transparencia como en la gestión en general -. Permitir que los usuarios informen sobre problemas de actualización y sugerencias de mejora no solo fortalece la transparencia, sino que también proporciona información valiosa para perfeccionar los procesos de actualización. Sería algo así como tripadvaisorizar los portales de transparencia.
Asegurarse de que la información sea segura y cumpla con los estándares de privacidad es imperativo en cuanto hablamos de transparencia, por eso, la implementación de medidas de seguridad robustas no solo protege la integridad de la información, sino que también construye la confianza del público en la veracidad de los datos proporcionados.
Por último, fomentar la colaboración entre los diferentes departamentos de la Administración es crucial para garantizar que la información de todas las áreas se actualice de manera efectiva. La comunicación fluida y la colaboración interdepartamental son fundamentales para garantizar la coherencia de la información y abordar cualquier desafío que pueda surgir durante el proceso de actualización. Una coordinación constante es la mitad de la partida ganada; reinos de taifas haciendo cada uno la suya es terreno abonado a portales de transparencia que pasado un tiempo se convierten en Canal Historia.
En resumen, la combinación de estos enfoques puede proporcionar una estrategia integral para mantener los portales de transparencia siempre actualizados. Sin embargo, deberá existir por lo menos en la organización una cultura organizativa fuerte en favor de la transparencia porque si no es así, hagamos lo que hagamos, nuestros portales tardarán poco en convertirse en papel mojado. Si no, tiempo al tiempo.
