Con frecuencia hablamos de automatización[1], de interoperabilidad, de simplificación de trámites, de reducción (o incluso supresión) de documentos, de declaraciones responsables, etc., así como de su impacto positivo de cara a la calidad del servicio, la mitigación de molestias y la reducción de tiempo. Pero no menos importante es el ahorro económico que supone esa administración electrónica bien implantada. Hoy queremos hablar de este importante pero poco abordado aspecto que, en cierto modo, es uno de los mejores argumentos a favor de la digitalización.
En efecto, la mejor manera de medir si realmente hemos simplificado, mejor todavía que la constatación de que se han suprimido trámites y documentos, es la medición del impacto económico que ha tenido, está teniendo o tendrá esta simplificación, y podemos hacerlo en los tres casos, si bien en el último de ellos será una mera previsión, obviamente. El objetivo es ahorrar tiempo (el trámite electrónico es más rápido que el presencial), pero también dinero (el trámite electrónico es mucho más barato). Ese ahorro se puede manifestar desde dos vertientes: la interna, para la Administración, a la que podemos denominar reducción de costes (RC), y la externa, para nuestros usuarios, la ciudadanía, que llamaremos reducción de cargas administrativas (RCA). Cualquier proyecto de transformación digital debe tener en cuenta estas variables, y de hecho aconsejamos que en nuestro plan estratégico (el documento de planificación que dé soporte al proyecto), contenga un apartado donde venga especificado y calculado cada uno de los impactos económicos de los ítems a desarrollar, tanto en el nivel de objetivo estratégico como en el de los objetivos específicos.
En una entrada con esta temática no podemos dejar de mencionar ARCAS (Análisis del Retorno de la Inversión y Costes Administrativos de Sistemas), una antigua solución del CTT del Estado que, aunque curiosamente haya caído en un cierto olvido, permitía medir estos ahorros desde el punto de vista del proyecto. De hecho, permitía ante todo analizar la rentabilidad de los proyectos informáticos basándose en la metodología del SCM (Standard Cost Model) de la Unión Europea y del método simplificado para la medición de cargas administrativas. Así, ARCAS nos sirvió durante años como instrumento para estimar la conveniencia de desarrollar futuros proyectos de administración electrónica de acuerdo con el criterio del retorno de la inversión (ROI). Pero aún podemos utilizarlo. Se trata de un instrumento objetivo de medición, que permite seleccionar y priorizar aquellos proyectos futuros que aporten a la ciudadanía mayores ahorros, concienciando a los propios gestores de la Administración del papel crucial que desempeña la administración telemática en el contexto actual, donde conviven las generaciones de mayores y otros perfiles que potencialmente van a seguir prefiriendo la atención presencial (la cual nadie cuestiona), con los nuevos usuarios de la generación centennial (nacidos a partir de 2000, y por tanto, algunos de ellos mayores de edad y “contribuyentes”), perfiles extremadamente prácticos y tecnológicos, que, por decirlo coloquialmente, no van a aceptar el papeleo, las colas y listas de espera tan estoicamente como sus padres y abuelos.
Una pariente cercana de ARCAS era la herramienta APLICA, que permitía medir directamente las cargas administrativas y, en su caso, la reducción generada por el impulso de medidas y políticas públicas de simplificación, siguiendo el llamado “Método Simplificado de Medición de Cargas Administrativas y de su Reducción”. Esta medición de las cargas administrativas reales (aquéllos trámites que los ciudadanos y las empresas tienen que cumplir, en este caso de manera innegociable, porque así lo establece una norma), permite valorar si existe una disminución (o sorprendentemente un incremento) de las trabas burocráticas como consecuencia de la aprobación de nuevas normas o protocolos, o del impulso de esas políticas públicas de simplificación. En concreto, tiene como principal finalidad registrar todas las cargas administrativas, identificar la norma de procedencia, su relación con un trámite o procedimiento y la unidad administrativa responsable; permitir cuantificar los costes de las cargas, el porcentaje de ahorro en el supuesto de reducción; y generar informes, estadísticas y gráficos[2].
Por tanto, debemos entender el concepto ahorro como parte importante de la administración electrónica, razón de ser de la desburocratización y objetivo a seguir para el mejor cumplimiento de principios básicos del funcionamiento de la Administración, como los de simplificación, economía, eficacia y eficiencia. Además de todo lo anterior, indiscutiblemente generamos un alto valor público al implantar y desarrollar este tipo de procesos de desburocratización y reducción de cargas administrativas. Los beneficiados son la propia entidad pública y, doblemente, sus usuarios, en este caso tanto de manera directa como también indirecta, ya que el ahorro en el presupuesto público puede acabar redundando en una mejora de los servicios[3].
En resumen, bien hablemos (todavía) del expediente electrónico, o bien ya nos planteemos la incorporación de tecnologías como la computación en la nube, la realidad virtual, blockchain y, sobre todo, la inteligencia artificial, nadie debería implantar un cambio de formato si antes no ha procedido, entre otras cosas, a trabajar la ingeniería de los procedimientos y de todos los procesos administrativos en general, simplificando y automatizando hasta llegar al procedimiento administrativo mínimo, y en consecuencia eliminando todo aquello que es superfluo y no es legal. Y cuando ya hayamos simplificado todo aquello que se pueda simplificar (en el sentido más amplio posible), cuando hayamos orientado los servicios pensando en la ciudadanía, nuestros usuarios, entonces podremos ser digitales, tecnológicos y ultratecnológicos, porque entonces todo tendrá sentido. Cualquier otra cosa no deja de ser la misma burocracia de siempre con otro formato[4].
[1] Ver “Diez ejemplos de automatización de la burocracia de rápida implantación” https://www.administracionpublica.com/diez-ejemplos-de-automatizacion-de-la-burocracia-de-rapida-implantacion/ (blog de espublico, 03/06/2024).
[2] Más información: “Manual de Simplificación Administrativa y Reducción de Cargas para la Administración General del Estado” https://administracion.gob.es/pag_Home/dam/jcr:a6574438-0dcb-479d-91f2-7bb502a1d722/Manual_Simplificacion_Cargas.pdf. Véase también el documento “Estalvi econòmic per l’ús de l’administració digital”, del Consorci AOC https://www.aoc.cat/projecte-innovacio/metodologia-de-calcul-dels-estalvis-de-lus-de-ladmininistracio-digital/
[3] Véase Fermín Cerezo Peco (Jefe de Servicio de Innovación del Ayuntamiento de Valencia): “Decálogo de innovación y simplificación Administrativa 2020” https://bit.ly/DesburocratizacionRadical_2020
[4] Ver “Burocracia, burocracia 2.0 y burocracia 3.0“ https://www.administracionpublica.com/burocracia-burocracia-2-0-y-burocracia-3-0/ (blog de espublico, 24/03/2024).
