La obligación de digitalizar documentos

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Hace dos años me encargaron ir a dar unos cursos sobre la LPACAP y la Administración Electrónica en una encantadora capital de provincia, donde tuve ocasión de coincidir con varios grupos de funcionarios de los que guardo un muy grato recuerdo. En el transcurso de las clases se me planteó una duda por algunos asistentes, ante la cual me vi obligado a guardar en mi boca la respuesta automática y tras valorar el tema admitir la excepción legal.

La cuestión estriba en el mantenimiento de los planos arquitectónicos en soporte papel dentro del negociado de urbanismo del Ayuntamiento, en contra de las previsiones de la LPACAP y la LRJSP sobre la obligatoriedad de digitalizar por la Administración los expedientes iniciados por los administrados en soporte papel. El problema estriba en que el escaneo de los planos de las obras aportados junto con las solicitudes de licencias, documentos de tamaño considerable, da lugar, con los aparatos disponibles en el servicio del Ayuntamiento, a una imagen digital con un cierto margen de error. Los Arquitectos municipales se negaban a informar sobre los documentos con el argumento de que el mínimo desvío originado por la digitalización podría suponer una variación de gran importancia trasladado a la realidad física. Un error inferior al milímetro en el plano podría validar una usurpación de metros cuadrados de vía pública.

Según manifestaban los propios Técnicos interesados en la cuestión, existen en el mercado otras máquinas de mayor precisión, como la que existía en el propio Colegio de Arquitectos de la Provincia, pero el aparato es de muy elevado precio y el Ayuntamiento no disponía de capacidad financiera para hacer frente a la inversión; tenía agotada su capacidad inversora y se encontraba sujeto a un plan económico-financiero.

Planteado el acuerdo para colaborar con el Ayuntamiento el Colegio manifestaba su disponibilidad para permitir a los técnicos municipales acceder a los planos escaneados por el Colegio, pero con la condición de que en cada caso existiera la autorización expresa del Arquitecto autor del plano, pues como obra protegida por la Ley de Propiedad Intelectual no era posible el acceso al plano sin autorización del autor. Aparte la dificultad que comportaba la necesidad de negociar caso por caso la autorización del Arquitecto autor del plano, alguno podría denegar dicho permiso.

Conforme al artículo 12 de la LPACAP todas las Administraciones Públicas deberán garantizar que los interesados puedan relacionarse con la Administración a través de medios electrónicos, para lo que pondrán a su disposición los canales de acceso que sean necesarios, así como los sistemas y aplicaciones que en cada caso se determinen. De ello sería fácilmente deducible que el Ayuntamiento vendría obligado a dotarse de los medios electrónicos necesarios para poder garantizar a los administrados que lleven los planos en papel, pero el expediente se tramite digitalmente. En contra, ha de tenerse en cuenta que la Ley no puede nunca exigir el cumplimiento de una obligación imposible y en este caso al Ayuntamiento le resultaba imposible la financiación de la máquina necesaria sin incumplir la normativa sobre estabilidad presupuestaria.

Es cierto que el artículo 16.5 de la LPACAP dispone que «los documentos presentados de manera presencial ante las Administraciones Públicas, deberán ser digitalizados», pero también añade que «sin perjuicio de aquellos supuestos en que … resulte obligatoria la presentación de … documentos en un soporte específico no susceptibles de digitalización». Los planos arquitectónicos sabemos que son susceptibles de digitalización, pero no lo son para el Ayuntamiento en cuestión, que no dispone de la tecnología adecuada para digitalizar sin error los planos.

En conclusión, mis ex–alumnos pueden estar tranquilos, que están actuando correctamente. Otra cosa es que para los casos en que el Ayuntamiento no tenga medios suficientes la Ley prevé las competencias asistenciales de las Diputaciones Provinciales y Comunidades Autónomas. Es decir, el Ayuntamiento no tiene responsabilidad alguna por el “incumplimiento” de la obligación de digitalizar los planos, pero sí por no instar el auxilio de otras Administraciones.

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